En tant qu'assistant de direction h/f, vous devrez organiser et faciliter le travail administratif de la direction.
Vos missions principales :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction
- Gestion du courrier arrivé et départ
- Gestion de l'agenda du directeur
- organiser des réunion et gère les comptes rendus
- Organiser et suivre différentes manifestations
- Consolider la programmation des activités du centre
- Préparer modifier ou mettre à jour les présentations ou documents de communication et rédiger les courriers
- Renseigner les tableaux de bords des activités
- tenir à jour la documentation (notes instructions.)
- Classer et archiver les dossiers de la direction.
Missions communes à tous les agents des centres :
- s'assurer, dans les activités qu'il organise ou dont il est responsable, du maintien du cadre structurant autour du volontaire, en y apportant un sens pédagogique
- s'informer et informer des évènements qui concernent les volontaires dont il a la responsabilité et gérer les fiches de suivi évènementiel
- assurer le reporting relatif à son champ de compétences ; analyser les résultats et proposer des solutions correctives si nécessaire
- participer à des projets, activités culturelles; ateliers et actions citoyennes
Experience: 2 An(s) - sur poste secrétariat de direction
Compétences: Gestion administrative du courrier,Méthode de classement et d'archivage,Planning du personnel,Assurer un accueil téléphonique,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer un planning,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,appétence au numérique et informatique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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