Office manager confirmé - cdi h/f

A la recherche de responsabilités et de proximité ?

Rejoignez une société d'assurance, filiale d'Harmonie Mutuelle, entreprise du Groupe VYV, 1er acteur mutualiste en France (45 000 collaborateurs sur tout le territoire).

Nous construisons et développons des solutions d'assurance en Prévoyance & Épargne qui viennent compléter les offres de nos mutuelles partenaires.

Nous croyons en la force du collectif et recherchons des profils venant de tous horizons, dans un esprit agile et collaboratif ; c'est ce qui fait notre force.

CHIFFRES CLES 2024 :

- Chiffre d'affaires : 1,156 milliard d'€uros
- Résultat Net : 55,6 millions d'€uros
- Ratio de solvabilité : 187%
- Notation Fitch : A+ Mathilde recrute un(e) Office Manager Confirmé(e) à la suite du départ d'une collègue de l'équipe de la Direction Générale Adjointe.

Ce poste s'inscrit pleinement dans l'ambition stratégique du Groupe VYV sur l'épargne retraite et la structuration de cette activité. Ce poste a donc une dimension opérationnelle et projet forte !

Les missions qui vous seront confiées ?

Budget et suivi opérationnel

- Participer à l'élaboration et au suivi du budget sur sa Direction
- Mettre en place et suivre les indicateurs permettant de piloter l'activité opérationnelle (statistiques d'activité)
- Concevoir, mettre à jour et améliorer les tableaux de bord/outils de suivi d'activité
- Alerter sa hiérarchie en cas de dépassement/surconsommation budgétaire
- S'assurer de la qualité des données des reportings en effectuant des contrôles de cohérence réguliers
- Traiter les demandes de la messagerie de la Direction, ainsi que l'agenda de la Directrice.

Pilotage de la Performance / Qualité

- Intervenir dans la formalisation ou la revue de processus/procédures de travail pour améliorer le fonctionnement de l'activité
- Formaliser et suivre des indicateurs de qualité
- Identifier les dysfonctionnements (reporting, outils, processus, organisation) et proposer des solutions dans une logique d'amélioration continue
- Mener/contribuer à des projets d'optimisation (activité, outils, organisation)
- Préparer, coordonner et suivre divers comités (comité technique, comité projet)

Prestataires / Fournisseurs

- Peut participer au choix des prestataires ou fournisseurs et assurer le suivi de leurs prestations
- S'assurer de la conformité des factures émises par un tiers
- Elaborer des documents (cahiers des charges, demandes de devis) à destination des prestataires ou fournisseurs
- Peut passer les commandes et assurer un suivi administratif (enregistrement des factures)