Assistant de site h/f

Sous la responsabilité de l’assistant de Direction, l’assistant(e) de site assure le support administratif, logistique et organisationnel du site.

Il/elle est l’interface entre la direction, les équipes opérationnelles, les services supports et les partenaires externes, afin de garantir la fluidité de l’information et la bonne organisation du site.

Il/elle assiste le Chef de site pour optimiser la gestion de son activité (gestion des plannings, déplacements, réunions, accueil, notes de frais, etc.).

MISSIONS:

· Activités principales (par ordre de priorité)

1. Coordination et gestion des accès

· Gérer les demandes d’accès au site (SLB, CEA, Genvia) pour les nouveaux arrivants, visiteurs internes et externes.

· Assurer la coordination avec les services du site hébergeur.

2. Organisation logistique et administrative

· Organiser les réunions, séminaires, événements internes et visites (plateaux repas, réservations de salles, transports, hôtels, etc.).

· Préparer la logistique pour les déplacements professionnels via la plateforme de réservation.

· Assurer la gestion du courrier, des commandes de fournitures, consommables et vérifier les livraisons.

· Participer à l’accueil des visiteurs et VIP (préparation des badges, EPI, cafés/thés, etc.).

3. Support au Chef de site et à la direction

· Gérer les agendas, déplacements, notes de frais et dossiers du Chef de site.

· Préparer et organiser la documentation nécessaire pour les réunions, rapports et supports de communication.

· Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus.

· Assurer le suivi administratif et la mise à jour des documents (archivage, classement, numérisation).

4. Communication et coordination interne

· Centraliser et diffuser les informations internes et externes, parfois confidentielles.

· Gérer les boîtes mails génériques ("Assistants", "Genvia Info", "Egencia", "Orange").

· Tenir à jour le calendrier des activités du site ("Activity Calendar").

· Rédiger des procédures, instructions et modes opératoires pour le transfert de connaissances.

5. Soutien aux projets et événements

· Participer à l’organisation d’événements internes : séminaires, audits techniques, revues de management, événements partenaires (Eden, éducation, industrie…).

· Contribuer à la rédaction et à la mise en forme de documents internes (procédures, vœux de nouvel an, bases de contacts Comex, etc.).

· Appuyer le Chef de site dans les projets ponctuels (communication, affichage, assistance administrative).

PROFIL:

o Savoir-Faire

· Expérience confirmée de 3 à 5 ans en assistanat ou coordination administrative

· Maîtrise du français et anglais niveau B1/B2 minimum (notamment à l’oral, pour communication avec interlocuteurs étrangers : VIP, partenaires, auditeurs…).

· Excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs :

· Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, Forms, Power BI)

· Outils internes et ERP (Egencia, Lyreco, Apps de site…)

· Canva, gestion de cartes de visite (papier / virtuelles)

· Connaissance des méthodes de classement, d’archivage et des normes rédactionnelles.

· Aisance dans la coordination logistique et la gestion de l’information

o Savoir-Être

· Compétences comportementales

· Excellent sens relationnel et du service

· Dynamisme, polyvalence et adaptabilité

· Capacité d’anticipation et de résolution de problèmes

· Rigueur, fiabil