Agency : Havas Group Job Description : Havas est un groupe mondial de conseil en communication parmi les leaders du secteur. Multiculturel, ce Groupe est présent dans plus de 100 pays avec un vaste réseau d’agences et des accords d’affiliation. Plus de 23.000 collaborateurs mettent leur créativité et leur expertise au service de chaque client et de ses besoins spécifiques. Missions : Rattaché(e) au Secrétaire Général, vous assurez l’assistance opérationnelle, administrative et organisationnelle de ce dernier en garantissant la fluidité des échanges, la gestion de priorités et la confidentialité des informations. Vous assurez également le support administratif et organisationnel du pôle corporate, notamment la préparation et le suivi des instances de gouvernance (Conseils d’administration, Assemblées générales, Comités, …) ainsi que la gestion des formalités légales et des relations avec les administrateurs et les commissaires aux comptes. Vos principales missions seront les suivantes : En matière d’assistanat Accueil des interlocuteurs internes et externes Gestion des appels téléphoniques Suivi des agendas, coordination des rendez-vous et arbitrage des priorités Organisation logistique des réunions internes et externes Préparation et organisation des déplacements professionnels et privés en France et à l’étranger : gestion des réservations de vols, trains, hôtels, taxis, etc. Saisie des notes de frais Gestion des abonnements (presse principalement), du courrier et des commandes de bureau Rédaction, mise en forme et diffusion de documents (courriers, notes, comptes rendus, présentations). Mise à la signature de documents et suivi / relance et classement En matière juridique Préparation et organisation des Conseils d’administration : Organisation matérielle des réunions (impression et préparation des dossiers, mise à disposition de fournitures, commandes de repas, …) Envoi des convocations aux administrateurs et aux commissaires aux comptes Envoi des présentations PowerPoint et des documents via la plateforme dédiée aux administrateurs Mise en forme et signature des procès-verbaux et leur retranscription dans les registres légaux Préparation et organisation des Assemblées Générales : Organisation des consultations par écrit (envoi, suivi des retours, signatures électroniques) Organisation logistique des assemblées générales Mise en forme et signature des procès-verbaux et leur retranscription des procès-verbaux dans les registres légaux Préparation et organisation de différents Comités : Organisation des réunions, impression et envoi des documents pour le Comité des rémunérations Mise en forme et signature des procès-verbaux Relations avec les administrateurs et réponses aux demandes et envoi de documentation Relations avec les Commissaires aux Comptes : Organisation des réunions et transmission des documents juridiques et réponse à leurs demandes Suivi des lettres de mission et rapports Gestion des formalités et documents juridiques Établissement des délégations de pouvoirs Classement, numérisation et archivage des actes originaux (procès-verbaux, rapports, convocations, lettres, …) Profil souhaité : Vous justifiez d’une expérience d’au moins 5 ans à un poste similaire en entreprise. Vous disposez d’une excellente capacité rédactionnelle et orthographique. Vous maîtrisez parfaitement la langue anglaise, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit. Vous maîtrisez les logiciels du Pack Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint). Qualités : Organisation et rigueur Discrétion et sens de la confidentialité Autonomie et force de proposition Capacité à prioriser Capacité à travailler en équipe Réactivité Vous intégrerez une entreprise qui garantit l'égalité des chances et valorise la diversité. LI-ML1 Contract Type : Permanent Here at Havas across the group we pride ourselves on being committed to offering equal opportunities to all potential employees and have zero tolerance for discrimination. We are an equal opportunity employer and welcome applicants irrespective of age, sex, race, ethnicity, disability and other factors that have no bearing on an individual’s ability to perform their job.
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