L'association Solidarité Estuaire, acteur du champ de l'hébergement-logement- insertion, sur le département de Loire-Atlantique, accueille des personnes confrontées à des difficultés sociales ou à des situations de rupture, que ce soit des personnes isolées ou des familles avec enfants. Elle privilégie une action sociale de proximité sur différents territoires, et plus particulièrement sur Nantes Métropole, la CARENE, Cap Atlantique, Erdre et Gesvre et la COMPA.
Elle gère des dispositifs d'hébergement d'urgence, des CHRS, un Centre parental, un HUDA, des mesures d'accompagnement logement (ALI, IML, AVDL, une maison-relais pour les jeunes, un service de sous-location pour les personnes en souffrance psychique, un service de sous-location pour les jeunes de moins de 25 ans sortant de l'ASE), un point d'écoute pour les femmes victimes de violences, un accueil de jour pour les jeunes en situation d'errance, un multi-accueil, des dispositifs pour les déplacés ukrainiens.
Description du poste
Nous recherchons un agent d'accueil et secrétaire administratif (H/F) en CDI pour rejoindre l'équipe de Bruno, responsable administratif et financier. Le planning sera sur 4,5 jours réparti de la manière suivante :
* Secrétaire administratif RH (H/F) : le mardi, lundi après-midi et mercredi après-midi ou lundi matin (au choix)
* Agent d'accueil (H/F) : le mercredi matin, jeudi et vendredi
Horaire de l'accueil : 9h – 17h et 1h de pause
Vous serez particulièrement en charge de :
1. Activités de secrétariat
2. Accueil physique et téléphonique en fonction du planning au siège de l'Association : orientations vers les personnes et les dispositifs compétents, renseignement du suivi des appels sur Tagalis
3. Gestion des boites mails génériques du secrétariat
4. Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre de la démarche qualité garantissant les droits des personnes accueillies
5. Gestion du courrier (réception, envoi) et dispatching vers les différents services
6. Préparation des documents pour la navette vers Saint Nazaire
7. Mise en page de documents, photocopies, reliure de documents
8. Achats de petites fournitures (timbres, titres de transport, fournitures administratives)
9. Gestion des stocks et des achats
2. Activités administratives liées aux RH
o Recrutement : diffusion des annonces sur les jobboards en appui au chargé RH
o Intégration des salariés
* Transmission du mail de confirmation d'embauche
* Vérification des documents et réalisation des différentes démarches liées à l'embauche listée dans la procédure d'embauche (mutuelle, prévoyance, registre unique du personnel, etc.)
* Suivi des stagiaires (documents intégration, registre unique du personnel)
* Rédaction des contrats et avenants
* Mise en signature des contrats / avenants et suivi des signatures
o Gestion des dossiers du personnel
* Mise à jour et conformité des dossiers
o Suivi des visites médicales
* Réalisation des demandes de visites médicales auprès de la médecine du travail
* Transmission des convocations aux salariés et de service concerné
* Enregistrement des attestations et transmission des attestations le nécessitant
* Mise à jour du tableau de suivi
* Mise à jour de la liste des salariés sur la liste des salariés sur la médecine du travail (création, clôture)
o Appui à la création d'outils ou de procédures ou à leurs mises à jour (livret d'accueil, fiches de poste, etc.)
3. Activité en lien avec la Paie
o Enregistrement et suivi des abonnements de transports en commun et Indemnités Kilométriques Vélo
o Gestion du logiciel Octime
* Création des nouveaux salariés
* Suivi et contrôle des saisies
* Accompagnement des salariés sur l'outil
* Calcul d'annualisation de salariés
4. Travailler en équipe
* Participer aux réunions de service organisées par la/le responsable
* Rendre compte de son activité à la/le responsable
* Interpeller sur les difficultés rencontrées et proposer des axes d'amélioration si besoin
* Renseignement du logiciel TAGALIS
* Renseignement du logiciel de gestion des temps OCTIME
* Respect des règles du RGPD
Profil recherché
* Expérience sur un poste d'accueil
* Dans l'idéal, une expérience dans le domaine du médico-social, associatif
* Maitrise des outils et logiciels Microsoft office et de Outlook
* Qualités relationnelles, sens de l'accueil, de l'écoute,
* Respect d'une discrétion professionnelle
* Travail avec une équipe pluridisciplinaire
Avantages
RTT, Congés trimestriels (15/an), Congés enfant malade, Ticket restaurant, mutuelle prise en charge à 75% employeur, 50 % prise en charge transports en commun et/ou vélo, œuvres sociales, indemnités kilométriques vélo
Conditions de recrutement
* Poste à pourvoir à partir du 05/01/2026
* Temps plein (1 etp)
* Salaire selon convention collective CHRS
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération : Jusqu'à 2 040,00€ par mois
Avantages :
* Réductions tarifaires
* RTT
Lieu du poste : En présentiel
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