Assistant.e administratif.ve polyvalent.e et de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Sous l'autorité de la coordinatrice des études de l'ESAAA, Ecole d'Art Annecy Alpes, vous assurez certaines missions administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement public de coopération culturel et assurez le secrétariat de direction. Missions / conditions d'exercice Dans ce cadre, il ou elle assure les missions suivantes :

1. Gestion administrative liée à la vie étudiante et à l'enseignement supérieur : En lien avec la coordinatrice des études et la secrétaire en charge de la pédagogie et de la vie étudiante, vous prenez en charge :
* La gestion des devis (demande, validation après échange) et des bons de commande, la rédaction des conventions d'interventions, ainsi que la réception des ordres de mission et notes de frais.
* Le soutien à l'organisation des jurys de concours et des portes ouvertes.
* L'élaboration des conventions de stage en lien avec les services compétents.
* Le suivi des enquêtes de satisfaction auprès des étudiant·es et des Alumni, ainsi que la participation à l'analyse des résultats pour proposer des axes d'amélioration.
* Le soutien ponctuel à l'association étudiante Castalie dans ses actions et son organisation.

2. Transversalité et gestion des outils partagés : En lien avec l'administratrice, vous contribuez à la gestion et à la mise à jour des outils transversaux de l'établissement :
* Vous assurez l'entretien du drive partagé à destination des personnels.
* Vous concevez et mettez à jour un fichier de contacts (institutionnels, partenaires, presse, Alumni) en collaboration avec les services concernés (communication, études, administration, recherche).
* Vous participez à la mise en place d'une newsletter interne en lien avec le service communication pour assurer une diffusion fluide des informations importantes.
* Vous contribuez à la dématérialisation des échanges administratifs avec la préfecture et préparez les dossiers pour les conseils d'administration.

3. Soutien à la direction et au fonctionnement général : Vous apportez un soutien direct à la direction générale dans :
* La préparation des réunions et la gestion de certains rendez-vous en fonction des priorités définies.
* La réservation des hébergements et transports pour les différents projets (pédagogiques, recherche, direction).
* Le soutien ponctuel aux pratiques amateurs lors des phases d'inscriptions. Profils recherchés ** Vous êtes titulaire d'une formation supérieure en lien avec les missions proposées.
* Vous justifiez d'une expérience d'au moins un an sur un poste similaire.
* Vous maîtrisez les outils informatiques et les technologies de l'information et de la communication.
* Vous êtes reconnu·e pour votre efficacité, votre autonomie et votre curiosité.
* Vous avez le sens du travail en équipe et des compétences relationnelles avérées.
* Vous possédez une solide culture générale et un intérêt pour la création contemporaine et les idées innovantes.
* Vous avez un intérêt marqué pour la pédagogie et les dispositifs d'émancipation des personnes.
* Vous maîtrisez l'anglais (ou une autre langue).


Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + CV ) avant le 30 juin 2025 minuit par email à