Adjoint(e) au chef de cabinet depafi

Groupe RIFSEEP: 1

Central dans l’organisation de la direction de l’évaluation de la performance, de l’achat, des finances et de l’immobilier (DEPAFI) qui compte 640 agents, le cabinet du directeur a vocation à jouer un rôle transversal, d’animation, de coordination et de sécurisation au sein d’une direction composée de deux services, sept sous-directions et deux directions projets, répartis sur trois sites parisiens et une implantation à Metz.

Le cabinet se compose du secrétariat de direction (2 agents), de la section communication (3 agents), du responsable sécurité des systèmes d'information de la direction, d’un archiviste et de deux chauffeurs. Le chef de cabinet est assisté d’un adjoint(e).

Sous la responsabilité directe du chef de cabinet, l’adjoint(e) contribue à garantir la fluidité des échanges, la qualité des productions et la coordination des activités au sein de la direction, tout en participant activement aux projets transverses. Il/elle anticipe les besoins de la direction, identifie les priorités et participe à l’amélioration des pratiques et processus afin de renforcer la fluidité et la réactivité de la DEPAFI.

En appui du chef de cabinet, son adjoint(e) participe à:
- Filtrer, prioriser et relayer les demandes, en veillant à la cohérence et à la qualité des informations circulant dans la direction,
- Coordonner la production des services pour les dossiers du directeur,
- Préparer et suivre la comitologie interne et externe (CODIR, instances ministérielles) : ordres du jour, comptes rendus, suivi des décisions,
- Préparer les réunions et événements internes et externes, en s’assurant que toutes les informations nécessaires sont disponibles,
- Suivre la mise en œuvre des actions décidées et relayer les informations auprès des parties prenantes concernées,
- Superviser et assurer la continuité du secrétariat de direction : gestion du courrier, appels téléphoniques, permanences, etc.,
- Piloter les activités de la section communication, du RSSI et de l’archiviste,
- Favoriser la cohésion et l’esprit d’équipe au sein du cabinet,
- Déployer des outils de suivi et de pilotage pertinents pour faciliter la prise de décision.

En outre, en appui du chef de cabinet, il est chargé du suivi d’un ensemble de chantiers transversaux à la direction, notamment :
- la coordination de la contribution de la DEPAFI aux enjeux liés à la prospective au sein du ministère ;
- la mise en œuvre du plan de sobriété au sein de la DEPAFI, en lien avec le SAILMI, la mission développement durable et la sous-direction des affaires immobilières ;
- la coordination de sujets transversaux à la direction (la feuille de route service au client, innovation, etc.) ;
- la création des documents de synthèse ministérielle, en particulier les chiffres clés du ministère ;
- la conduite de la réflexion visant à la constitution de communauté financière, immobilière.