Assistant administratif et technique f/h

Description du poste

Envie de donner du sens à votre carrière ? Rejoignez Les Ajoncs, une entreprise immobilière à vocation sociale en pleine évolution !

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons en CDD d'un an à temps partiel (80% d'un temps plein) un(e) : Assistant administratif et technique.

L’assistant(e) administratif(ve) et technique du pôle Patrimoine contribue au bon fonctionnement de l’activité de gestion immobilière des résidences et foyers (parc d’environ 150 établissements). En assurant le suivi administratif, organisationnel technique et documentaire. Il/Elle accompagne la responsable du pôle, les gérants immobiliers et les conducteurs de travaux dans la gestion des interventions, le traitement des factures et commandes, la conformité des dossiers et la coordination des informations. Véritable support opérationnel, il/elle garantit la qualité des échanges avec les partenaires et participe au maintien d’une gestion rigoureuse et fiable du patrimoine.

Vos missions essentielles sont les suivantes:

Assistanat du pôle Patrimoineet secrétariat de la Société :

* Gestion du courrier
* Gérer les agendas, établir des courriers
* Superviser les postes téléphoniques et traiter les appels en leur absence, gérer les messages électroniques envoyés sur la boîte générique de l’agence
* Assurer l’organisation de réunions et comptes rendus
* Assister l’équipe dans les relations avec les gestionnaires
* Assurer le suivi et la mise à jour des bases de données et des indicateurs
* Assurer le rangement de la base de données et des logiciels

Assistanat gestion technique du pôle patrimoine :

* Assister l’équipe dans la réalisation des travaux : préparation des courriers, démarches administratives (AT/DP), communication avec les fournisseurs (devis, ordres de service, interventions) et communication avec les clients.
* Assistance a la gestion des sinistres: déclaration / suivi / clôture.
* Assister au pilotage administratif des appels d’offres (préparer et adapter les pièces marchés, organiser et suivre la parution des consultations, vérifier la conformité des candidatures, alerter en cas d’anomalies).
* Assister a la préparation et lancement opérationnel des travaux
* Constituer les dossiers techniques (Classe V, marchés, plans), gérer les demandes de subventions, organiser la signature des marchés, saisir les données dans les logiciels métiers et mettre en place les assurances nécessaires.
* Clôture des opérations et soutien transversal
* Accompagner l’équipe dans la clôture administrative, traiter les dernières factures, et assurer les tâches d’assistanat (courriers, comptes rendus, présentations, accueil, téléphonie, planification).
* Assistanat gestion administrative du pôle patrimoine:
* Gérer l’enregistrement des commandes et factures des Foyers/Résidences dans les outils dédiés, conformément aux processus internes.
* Contrôler et imputer les factures et acomptes, gérer les agréments de sous‑traitance, ainsi que l’enregistrement des cautions et avenants.