Assistant en gestion administrative

Informations générales Organisme de rattachement Université de Toulon Référence 2026-2270802 Date de début de diffusion 04/05/2026 Date de parution 04/05/2026 Date de fin de diffusion 02/06/2026 Localisation La Garde Intitulé long de l'offre Assistant en gestion administrative (F/H) au sein de la direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) Date limite de candidature 02/06/2026 Employeur université de Toulon : www.univ-tln.fr Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie A (cadre) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Affaires juridiques - Assistante / Assistant juridique Statut du poste Vacant Intitulé du poste Assistant en gestion administrative Descriptif de l'employeur Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ». Description du poste Au sein de la DAJI, le poste d'assistant en gestion administrative est rattaché au directeur et les missions sont exercées en interface avec les deux pôles de la direction, ce qui donne une vision transversale et variée des activités de l'université. Le poste offre la possibilité de travailler avec un large réseau d'interlocuteurs de l'établissement tels que la gouvernance, les responsables de composantes, les directions administratives des composantes et directions métiers. Au regard de la nature des missions, le télétravail est possible dans le cadre prévu par l'université. Coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome des activités de gestion administrative Travailler en interface avec la direction et les pôles de la DAJI Activités principales : Appui aux missions Assurer la coordination et/ou la réalisation d’activités administratives de la DAJI Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux Participer à et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure et coordonner la gestion des procédures et outils Coordonner et participer à la rédaction et à la mise à jour des outils numériques et des pages internet et intranet de la DAJI Apporter un appui à la préparation et à la mise en œuvre des actions de diffusion de culture juridique Assurer la fonction de référent de l’application de gestion d’activité Instruction des conventions Assurer le contrôle de premier niveau des conventions instruites par la DAJI (contrôle de conformité des projets de conventions aux modèles, critères et processus institutionnels) Organisation des élections Assurer la préparation, la logistique et la mise en œuvre des opérations électorales (notamment gérer le calendrier ; réceptionner et contrôler les pièces relatives aux différentes étapes des processus électoraux (inscriptions et rectifications sur les listes électorales ; candidatures ; procurations…) Élaborer, préparer et contrôler les actes et arrêtés relatifs à l’organisation des élections et prévenir le contentieux Assurer le secrétariat du comité électoral consultatif Assurer le suivi des mandats électifs Délégations de signatures Produire les délégations de signatures et en assurer le suivi Marché des assurances Apporter un appui à préparation et à la mise en œuvre du marché Assurer la gestion des saisines et le suivi des dossiers de déclarations de sinistres Mettre à jour des bases de données et des indicateurs relatifs à l’activité du service Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services internes et externes Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure Suivre l'évolution de la réglementation sur l’ensemble du domaine de gestion Conditions particulières d'exercice Flexibilité et disponibilité dans les temps forts (gestion des processus électoraux et déroulement des scrutins). Travailler avec des interlocuteurs différents. Travailler dans des degrés d'autonomie différents, organiser et prioriser les activités Descriptif du profil recherché Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : Bac2 Connaissance du fonctionnement d'une université, établissement public ou collectivité territoriale. Expérience de la gestion en gestion administrative, de processus électoraux et de gestion de contrats. Une formation en droit public serait un plus. Connaissances Objectifs et projets de l'établissement Techniques de management Gestion des groupes et des conflits Organisation de l'enseignement supérieur Droit public Droit des contrats Environnement et réseaux professionnels Méthodologie de conduite de projet Techniques d'élaboration de documents Connaissances budgétaires générales Finances publiques Techniques de communication Connaissance générale des ressources humaines Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues) Compétences opérationnelles Réaliser des synthèses Rédiger des rapports ou des documents Créer les conditions favorables à un entretien Conduire des entretiens Déléguer et évaluer Encadrer / Animer une équipe Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles Élaborer des éléments de langage Concevoir des tableaux de bord Compétences comportementales Rigueur / Fiabilité Réactivité Sens relationnel Temps plein Oui Rémunération fonctionnaires Emploi côté RIFSEEP groupe 3 du corps des ASI Rémunération contractuels (en € brut/an) 23472 Informations complémentaires Informations complémentaires Catégorie et corps : A - Assistant ingénieur Emploi-type REFERENS III : Assistant-e en gestion administrative - J3C44 Structure d'affectation et localisation : DAJI – Campus de La Garde Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour Emploi côté RIFSEEP groupe 3 du corps des ASI Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : à partir de 1572 €, selon expérience professionnelle Les agents de l'université de Toulon bénéficient d'une mutuelle employeur (contrat d'adhésion obligatoire de protection sociale complémentaire en santé) avec participation financière de l’université. Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possible Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2027 avec possibilité de renouvellement Télétravail possible Oui Management Non Localisation du poste Europe, France, Provence-Alpes-Côte-D'Azur, Var (83) Géolocalisation du poste 138 Avenue de l Université 83130 La Garde Lieu d'affectation (sans géolocalisation) La Garde Critères candidat Niveau d'études / Diplôme Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Compétences attendues voir fiche de poste Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Date de vacance de l'emploi 01/06/2026 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) job-ref-nl8ky6p3th@emploi.beetween.com