Assistant de direction qvt - communaute urbaine de dunkerque

Vos missions en quelques mots Au sein d’une équipe dynamique et investie, vous êtes le maillon essentiel au bon fonctionnement de la Direction. En collaboration étroite avec la directrice, vous apportez aussi une aide précieuse aux chefs de service de la Direction. Parce-que la qualité de vie au travail est essentielle, on compte sur vous pour améliorer le quotidien de tous et garder votre calme quand tout s’accélère ! Vos missions principales ☎️ Accueil physique et téléphonique • Assurer la permanence d’accueil physique et téléphonique du public interne et externe • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers la personne compétente • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques Organisation de réunions et de la vie professionnelle de la directrice • Planifier des réunions • Organiser des réunions (supports de communication, dossiers, logistique, invitations) • Prendre des notes lors de réunions et rédiger les comptes-rendus ️ Suivi des projets et des activités de la direction • Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction • Assurer le suivi budgétaire en lien avec l’unité comptable • Organiser l’agenda de la directrice et les déplacements • Transmettre des messages et rappeler les informations importantes • Instaurer une relation de confiance avec la directrice et les services Gestion administrative de dossiers • Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents • Préparer les dossiers en amont des réunions ou des rendez-vous • Gérer le courrier • Assurer le classement et l’archivage de dossiers Profil recherché Vous êtes : ✔️ à l’aise avec l’informatique ✔️organisé·e et rigoureux·se ✔️ à l’aise avec les outils administratifs et la gestion de planning ✔️ reconnu·e pour votre sens du contact et votre réactivité ✔️ discret·ète et professionnel·le Et surtout ! Vous aimez le travail en équipe et en transversalité !