Missions :
Sous la responsabilité de la responsable des Écoles Doctorales, le.la gestionnaire financier.e assure la mise en œuvre des opérations budgétaires, l'exécution des dépenses, la gestion des fournisseurs et la bonne application des règles comptables et financières des Écoles Doctorales.
Il.elle contribue au bon fonctionnement du service des études doctorales, en assurant le soutien logistique de l'activité du service.
Activités principales :
1 - Gestion comptable des dépenses et suivi des opérations financières : :
- Préparation des achats, des commandes et des missions pour les écoles doctorales
- Engagement des commandes, validation des services faits et suivi des paiements
- Coordination avec les services financiers et comptables pour assurer la conformité des écritures comptables
- Mise à jour régulière des documents relatifs aux engagements et préparation des dossiers pour signature
- Contrôle et suivi des dépenses dans le logiciel SIFAC
- Élaboration de tableaux de bord pour suivre les dépenses par type et structure
- Gestion des relations avec les fournisseurs
- Gestion des commissions financières des Écoles Doctorales, et des soutenances
- Participation au réseau des correspondants financiers animé par la direction financière de l'établissement.
Appui à l'organisation des événements des Écoles Doctorales :
- Participation à l'organisation des événements relatifs à l'ED (rentrées, collèges doctoraux, conseils des ED, soutenances HDR)
- Gestion de la logistique, des commandes et des plannings liés aux séminaires et événements.
Appui administratif et secrétariat de la responsable du service
- Assurer le secrétariat courant du service : gestion du courrier entrant et sortant, suivi des parapheurs
- Gérer la boîte mail fonctionnelle du service : trier, rediriger et assurer le suivi des messages
- Préparer les réunions : convocations, ordres du jour, réservation de salles, envoi des documents préparatoires
- Assister la responsable dans la planification et le suivi des dossiers transversaux du service.
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