Assistant administratif h/f

Les missions en bref …

Le Département des Yvelines est un acteur social de proximité de premier ordre au bénéfice des personnes âgées, des personnes handicapées, de la famille et de l’enfance.

Les Territoires d’Action Départementale (TAD) sont chargés de déployer sur un territoire donné les politiques sociales du Département. Ils sont le point de contact privilégié entre les Yvelinois et les services sociaux sous compétence départementale.

L’Assistant Administratif H/F exerce sa mission, sous l’autorité du Chef de Service.

Gestion des demandes transférées par l’accueil au titre du niveau 2 :

1. Réception et traitement de l’information
2. Pré évaluation
3. Appui si nécessaire sur la gestion des prises de rendez-vous des professionnels
4. Assurer l’accueil du public en remplacement des chargés d’accueil physique
5. Suivi et gestion des dossiers liés à l’accompagnement des personnes :
6. Saisie dans SOLIS : rdv CER + CER, aides fi, FSL, BPA,
7. Rappel des échéances (CER, DSF, etc.) aux travailleurs sociaux, demande de passage en EP + suivi
8. Traitement de la liste active R.S.A.
9. Réalisation des instructions administratives simples, aide au remplissage de documents
10. Mise en œuvre du suivi administratif des dossiers
11. Appui aux démarches administratives permettant l’accès aux droits des personnes
12. Réalisation et mise en œuvre des travaux bureautiques, création et suivi des outils spécifiques à l’activité d’accompagnement
13. Mise en relation avec les partenaires si nécessaire dans le cadre de l’accompagnement (information sur les situations)
14. Classement des courriers, dossiers et activités liés à la gestion de l’accompagnement
15. Classement et archivage des documents en tout genre
16. Enregistrement de tous les documents sous le I
17. Préparation et participation aux réunions A.A. du P.A.I.S.
18. Saisie des A.S.L.L. et Axe 3 dans PAPYRUS
19. Enregistrement de note dans PAPYRUS
20. Préparation et participation à l’E.P.L.A. 2.0
21. Prise de note en réunion et réalisation des comptes rendus
22. Archivage et mise à jour des logiciels (PAPYRUS, GRC, SOLIS)
23. Gestion de la boite structurelle
24. Gestion de la boite C.C.A.P.E.X. / Reprise du logement, courrier de R.D.V., tableau SharePoint, D.S.F. + suivi (validation du Chef, envoi à la Préf et au Tribunal)
25. Articulation avec les C.P.S. sous forme de temps de travail mensuel

Construction du réseau partenarial :

26. Participation aux réunions partenariales
27. Actualisation de la base de données des partenaires contenus dans la G.R.C.
28. Relai d’informations en interne

Chiffres et Statistiques :

29. Extraction mensuel de l’activité de service (nombre de rdv, P.A., C.E.R….) et B.R.S.A.
30. Préparation du Rapport d’Activité Annuel. Renseignements et mise à jour des chiffres recueillis
31. Suivi des indicateurs (file active, nbre de BRSA, nbre de PA, nbre de rdv, moyenne de rdv,…) par C.P.S.
32. Bilan quantitatif des permanences extérieures
33. Extraction de chiffres pour les fiches Canton des communes de PLAISIR, LES CAYES SOUS BOIS, VILLEPREUX

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

Niveau minimum CAP, BEP, voire niveau BAC, dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative.

Savoir-faire

34. Aisance relationnelle et qualité de présentation
35. Respecte des obligations de confidentialité et de discrétion.
36. Sens du travail en équipe
37. Capacités rédactionnelles (prise de note, compte rendu, analyse, synthèse)
38. Gestion des priorités
39. Capacité à rendre compte et alerter
40. Qualité de prise d’initiatives, de recherche et de relai de l’information.
41. Autonomie et organisation
42. Respect des délais imposés par le cadre réglementaire.
43. Maîtrise et aisance à la pratique des outils informatiques (Pack Office et logiciels métiers. Idéalement : SOLIS).
44. Compréhension des modalités d’intervention et des outils départementaux en matière d’action sociale
45. Connaissance générale du cadre législatif et institutionnel de l’action sociale.

Savoir-être

46. Capacité à travailler auprès de différents interlocuteurs et en transversalité
47. Rigueur et méthodologie
48. Dynamisme.
49. Esprit d’initiative et de créativité.
50. Sens de l’accueil, du contact, de l’écoute.
51. Capacité d’adaptation et de prise de recul.
52. Réactivité et gestion des priorités
53. Appétence pour le service public.

AUTRES INFORMATIONS :
Poste permanent de catégorie C de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)

Nos atouts

Notre ambition

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une entreprise de service public innovante et attentive au bien-être de ses collaborateurs, où chacun peut façonner les contours de son poste. C’est placer son ambition au service de ce qui compte vraiment.

Et pas besoin de passer de concours pour nous rejoindre. Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !

La vie au Département des Yvelines

Notre promesse, vous faire vivre une expérience professionnelle :

54. Riche de sens parce qu’elle sert l’intérêt général avec cet engagement qui fait la singularité et la valeur de notre mission de service public.
55. Source d’employabilité car vous êtes acteur de votre parcours, et cela commence dès votre arrivée avec un processus d’intégration complet pour découvrir notre collectivité (promotion de nouveaux arrivants, RDV et séminaire d’intégration). Vous avez également accès à une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour vous développer, à des conférences et des contenus apprenants sur un espace personnalisé.
56. Source d’équilibre : vous bénéficiez de 47 jours de congés annuels, d’un accès à des espaces de co-working, du télétravail pour les fonctions compatibles, d’un accès gratuit à une bibliothèque numérique, d’un panel d’aides et de prestations sociales.