Assistant administratif h/f

Les missions en bref …

Le Département des Yvelines est un acteur social de proximité de premier ordre au bénéfice des personnes âgées, des personnes handicapées, de la famille et de l’enfance.

Les Territoires d’Action Départementale (TAD) sont chargés de déployer sur un territoire donné les politiques sociales du Département. Ils sont le point de contact privilégié entre les Yvelinois et les services sociaux sous compétence départementale.

L’Assistant Administratif H/F exerce sa mission, sous l’autorité du Chef de Service.

1. Gestion des demandes transférées par l’accueil au titre du niveau 2 : Réception et traitement de l’information Pré évaluation Appui si nécessaire sur la gestion des prises de rendez-vous des professionnels
2. Suivi et gestion des dossiers liés à l’accompagnement des personnes :
3. Assurer l’accueil du public en remplacement des chargés d’accueil physique Saisie dans SOLIS : rdv CER + CER, aides fi, FSL, BPA, Rappel des échéances (CER, DSF, etc.) aux travailleurs sociaux, demande de passage en EP + suivi Traitement de la liste active R.S.A. Réalisation des instructions administratives simples, aide au remplissage de documents Mise en œuvre du suivi administratif des dossiers Appui aux démarches administratives permettant l’accès aux droits des personnes Réalisation et mise en œuvre des travaux bureautiques, création et suivi des outils spécifiques à l’activité d’accompagnement Mise en relation avec les partenaires si nécessaire dans le cadre de l’accompagnement (information sur les situations) Classement des courriers, dossiers et activités liés à la gestion de l’accompagnement Classement et archivage des documents en tout genre Enregistrement de tous les documents sous le I Préparation et participation aux réunions A.A. du P.A.I.S. Saisie des A.S.L.L. et Axe 3 dans PAPYRUS Enregistrement de note dans PAPYRUS Préparation et participation à l’E.P.L.A. 2.0 Prise de note en réunion et réalisation des comptes rendus Archivage et mise à jour des logiciels (PAPYRUS, GRC, SOLIS) Gestion de la boite structurelle Gestion de la boite C.C.A.P.E.X. / Reprise du logement, courrier de R.D.V., tableau SharePoint, D.S.F. + suivi (validation du Chef, envoi à la Préf et au Tribunal) Articulation avec les C.P.S. sous forme de temps de travail mensuel
4. Construction du réseau partenarial : Participation aux réunions partenariales Actualisation de la base de données des partenaires contenus dans la G.R.C. Relai d’informations en interne
5. Chiffres et Statistiques : Extraction mensuel de l’activité de service (nombre de rdv, P.A., C.E.R….) et B.R.S.A. Préparation du Rapport d’Activité Annuel. Renseignements et mise à jour des chiffres recueillis Suivi des indicateurs (file active, nbre de BRSA, nbre de PA, nbre de rdv, moyenne de rdv,…) par C.P.S. Bilan quantitatif des permanences extérieures Extraction de chiffres pour les fiches Canton des communes de PLAISIR, LES CAYES SOUS BOIS, VILLEPREUX

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

Niveau minimum CAP, BEP, voire niveau BAC, dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative.

Savoir-faire

6. Aisance relationnelle et qualité de présentation
7. Respecte des obligations de confidentialité et de discrétion.
8. Sens du travail en équipe
9. Capacités rédactionnelles (prise de note, compte rendu, analyse, synthèse)
10. Gestion des priorités
11. Capacité à rendre compte et alerter
12. Qualité de prise d’initiatives, de recherche et de relai de l’information.
13. Autonomie et organisation
14. Respect des délais imposés par le cadre réglementaire.
15. Maîtrise et aisance à la pratique des outils informatiques (Pack Office et logiciels métiers. Idéalement : SOLIS).
16. Compréhension des modalités d’intervention et des outils départementaux en matière d’action sociale
17. Connaissance générale du cadre législatif et institutionnel de l’action sociale.

Savoir-être

18. Capacité à travailler auprès de différents interlocuteurs et en transversalité
19. Rigueur et méthodologie
20. Dynamisme.
21. Esprit d’initiative et de créativité.
22. Sens de l’accueil, du contact, de l’écoute.
23. Capacité d’adaptation et de prise de recul.
24. Réactivité et gestion des priorités
25. Appétence pour le service public.

AUTRES INFORMATIONS
Poste permanent de Catégorie C de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI).

Nos atouts

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.

Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !