Vos missions Vous serez amené à: Sur le plan administratif : ·Assurer l’accueil physique et téléphonique: üRenseigner, traiter ou dispatcher les appels vers l’équipe SMO, üGérer les courriers entrants et sortants de la direction, üClasser les fichiers, mails et veiller sur l’arborescence du lecteur de la Direction (sous Microsoft Office ). ·Assurer le secrétariat du Directeur du SMO: üTenir l’agenda du Directeur, üRédiger et/ou mettre en page selon la charte graphique du Département, les courriers, présentations, comptes-rendus, notes…, mettre à signature du Président du Conseil départemental via le parapheur électronique et insertion sur Sharepoint, üRédiger et mettre en page les rapports sur le logiciel Airs délib, ·Assurer l’organisation des réunions et déplacements: üPlanifier les réunions internes et externes, réserver et préparer les salles, rédiger les comptes-rendus, üOrganiser les manifestations, évènements, déjeuners de travail, üOrganiser les déplacements extérieurs des élus et des membres de la Direction (mandat spécial, hébergement, dossier…) ·Assurer le fonctionnement du Syndicat : üGestion de l’activité de la Direction, üGestion des arrivées et départs, üOrganisation des formations des agents du SMO, üGestion des éléments RH des agents SMO: tableau des effectifs, arrêtés, suivi de carrière en lien avec la DRH du Conseil départemental, assurance statutaire, Prévoyance, Mutuelle santé, tickets restaurants, grèves, arrêts maladie, ordres de missions, élections professionnelles… üMandatement de la paie (en cas d’absence de la gestionnaire comptable), üLiens avec le Centre de Gestion de la Mayenne (référente), üEtablissement chaque année du RSU (Rapport Social Unique), üRéférent CNAS, üSuivi logistique de la direction (véhicules, tableaux Excel des plannings des badges et des congés, commandes fournitures, cartes de visites…), üRédaction et mise à jour des procédures. Sur le plan juridique : ·Programmer, préparer et organiser les instances du SMO (Bureau, Comité syndical, Commission d’Appel d’Offres (CAO), Commission de Délégation de Service Public (CDSP), Commission Consultative des Services Publics Locaux (CCSPL) et Commission de Contrôle Financier (CCF)): üFixer, en lien avec la Présidente et le Directeur, la date de convocation, üConvoquer, dans le respect des délais légaux, les membres (titulaires et suppléants), üRédiger l’ordre du jour, le rapport de présentation, ses annexes et les présentations, üRédiger le compte-rendu et le procès-verbal, üRédiger les délibérations, üTenir le registre des délibérations, üCommuniquer par voie dématérialisée (via FAST), à la Préfecture (contrôle de légalité), les délibérations dans le respect des délais légaux, üAssurer la publication des délibérations dans le respect des délais légaux, üNotifier les délibérations et assurer leurs mises en œuvre. ·Préparer et organiser, au terme des renouvellements municipaux, départementaux, le renouvellement des membres des instances du SMO, organiser l’élection du Président et des vice-Présidents du SMO, ·Gestion de la mise à jour des statuts et des règlements intérieurs du SMO, ·Gestion des délégations de signatures, ·Gestion des conventions avec le Département et les partenaires extérieurs, Sur le plan de la commande publique : ·Suivre les marchés publics: üAssurer la gestion administrative des marchés publics (lancer les marchés, mettre en consultation, participer à l’analyse des réponses, attribuer les marchés, rédiger et notifier les lettres de notification et de rejets), ·Suivi contractuel de la délégation de service public (DSP): üAssurer le suivi de la mise à jour de la convention de DSP, des avenants à la DSP et ses annexes (conservation électronique et papier) en lien avec le délégataire Mayenne Fibre et les assistances à maitrise d’ouvrage. Vos compétences ·Connaissance avérée du fonctionnement des collectivités territoriales, Expérience confirmée sur un poste similaire ou niveau licence en droit public de préférence, ·Connaissances des règles de comptabilité publique et des marchés publics, ·Maîtrise du logiciel AIRS DELIB, du parapheur électronique, de l’application FAST, ·Maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Microsoft office ), Aisance dans l’utilisation des outils numériques : suite bureautique, logiciel de gestion des assemblées, solutions de visio-conférence ou de vote à distance. ·Savoir prioriser, ·Qualité du rédactionnel et efficacité de la formalisation des échanges (rapports, délibérations, notes), ·Savoir travailler en équipe et en réseau avec des partenaires internes et externes. ·Autonomie d'organisation, Rigueur. ·Capacité d'adaptation et de forte réactivité, ·Excellent relationnel et " Savoir-être ", disponibilité et discrétion. Résidence administrative: Laval
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