Vos missions en quelques mots Accueil et information Gestion des appels téléphoniques et des courriels, accueil des bénéficiaires, Traitement des devis et conventions : envoi de devis, préparation de dossiers de financements de bénéficiaires. Renseignement et actualisation mensuelle de tableaux de suivi des recettes et des dépenses, Assurer une veille régulière sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, etc.) afin d’identifier les tendances, les actualités du secteur de la formation et de la VAE, ainsi que les initiatives d’acteurs similaires Contribuer à la valorisation des actions du DAVA en participant à la diffusion de contenus Suivi administratif des prestataires et des jurys Constitution, mise à jour et suivi des dossiers administratifs des intervenants et membres de jurys (collecte et vérification des pièces justificatives) Préparation et gestion des actes administratifs liés aux prestataires / jurys (désignation, convocations, documents réglementaires) Organisation administrative et logistique des sessions de jurys de certification (planification, réservation, coordination) Élaboration et envoi des convocations aux membres de jurys et aux candidats Préparation des dossiers de jury (listes de candidats, supports, documents nécessaires au bon déroulement des sessions) Suivi des émargements, procès-verbaux et transmission des résultats aux services concernés Collecte et contrôle des éléments nécessaires à la rémunération des jurys (présences, états d’émargement, pièces justificatives) Interface avec le service de gestion financière pour la transmission des éléments nécessaires à la mise en paiement Mise à jour des tableaux de suivi des dépenses liées aux prestations et aux jurys Elaboration et actualisation des tableaux de suivi (prestations, jurys, …) Logistique et achat Réservation de salles et de matériel Réalisation des achats de fournitures administratives, pédagogiques et autres nécessaires au bon fonctionnement des activités Participation à la démarche qualité Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité Participation à la rédaction de procédures, instructions, formulaires Classement de documents dans l'espace collaboratif (sharepoint) Profil recherché Expertise en formation continue Sens du partage d’information Sens de l’écoute et du dialogue Aptitude à rendre des comptes Prise d’initiative et force de propositions Organisation et rigueur Fiabilité des données Réactivité Respect des délais Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV est obligatoire
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