MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunération18000 à 2200 euros par anService d'affectationDMU ESPRITPrésentation du service
L'exécutif du DMU est sous la responsabilité médicale du Dr Rufat.
Le Département de santé publique dirigé par le Pr Tubach est composé de 3 UFs:
UF Epidémiologie, Biostatistique, Recherche clinique dirigée par le Pr Dechartres
UF ASYST (qualité des soins et gestion des risques) dirigée par le Dr Granger
UF CRAT (Centre de référence des agents tératogènes) dirigée par le Pr Marin, qui comporte déjà un secrétariat
Les 2 entités sont situées sur PSL au 3ème étage du bâtiment Mazarin.
Vos missions
MISSIONS GENERALES
Gestion du secrétariat du DMU ESPRIT : Directeur Médical, Cadre paramédicale et Cadre administratif
Gestion du secrétariat du Département de Santé Publique/ UF Epidémiologie, Biostatistique, Recherche clinique
MISSIONS PERMANENTES
Accueil physique et téléphonique dans son domaine d'activité des PM, PNM
Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques et électroniques
Gestion, classement et envoi de mailings
Traitement et suivi des courriers et des documents (enregistrement, classement, diffusion et archivage) :
Suivi des tableaux de service pour le PM
Gestion des agendas des responsables de structure du périmètre
Préparation, enregistrement et suivi des commandes dans les logiciels SAP, Achat et Timetonic (DADDL et Direction de la recherche)
Gestion des stocks du matériel bureautique, consommables copieur
Réalisation d'intervention technique et informatique dans Saphir et Smax
Organisation des réunions avec réservation de salles et installation du matériel
Organisation des COMEX du DMU (planification, préparation de la salle ) et élaboration des comptes rendus
Organisation de congrès et des déplacements des médecins
Réalisation de courriers, présentations Power Point et travaux rédactionnels (comptes-rendus)
Assurer la permanence du secrétariat en binôme avec la 2ème secrétaire du secteur. En l'absence de cette dernière, elle est appelée à la remplacer dans ses missions générales (réponse aux appels téléphoniques, accueil des visiteurs, etc).
MISSIONS SPECIFIQUES AU DEPARTEMENT DE SANTE PUBLIQUE
Assurer le secrétariat du Département de Santé Publique, notamment sur les activités d'enseignement (en particulier secrétariat du master 2 de santé publique, parcours eclipe) et de recherche (équipe de recherche des membres du Département de Santé Publique)
Gestion des nouveaux arrivants PM en collaboration avec la Direction des Affaires Médicales (DAM)
Droits informatiques
Vêtement de travail
MISSIONS SPECIFIQUES AU DMU
Assurer le secrétariat de la médecine chinoise : organisation du DU, accueil téléphonique, renseigner, prendre les inscriptions
Partage équilibré du temps entre les missions du DMU et les missions de Santé publique
Profil recherché
Savoir faire requis :
Maîtriser les outils bureautiques (rédiger et mettre en forme un document de façon autonome)
Maîtriser internet/intranet
Travailler en équipe
Organiser et prioriser les activités du secrétariat
Réaliser un plan de classement
Réaliser des reportings réguliers
Connaissances associées :
Maîtrise des logiciels informatiques (Word, Power Point, Excel) et d'internet
Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
Bonne connaissance du vocabulaire médical
Connaissance de l'institution et de ses circuits
Connaissances en gestion
Qualités requises :
Esprit d'équipe, ponctualité, assiduité
Aptitude à restituer les informations
Sens de l'organisation, rigueur
Disponibilité,
Esprit d'analyse, de synthèse et force de proposition
Pré requis :
Formations et/ou Qualifications :
Baccalauréat sciences médico-sociale
Concours APHP d'Assistante Médico-Administrative
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travailAmplitude horaire 09h00-18h00 sauf les week-ends/Horaires : 09h00-16h30TélétravailOuiVos avantages à l'AP-HP
Navigo remboursé à 75%
Description de l'hôpitalSitué à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes: affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité. Référence de l'offre2
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