Chargé(e) de gestion administrative & référent(e) évènementiel (h/f)

La ville recrute Un(e) Chargé(e) de gestion administrative & Référent(e) évènementiel (H/F)

Sous l’autorité et la supervision de la Responsable du service Citoyenneté, au sein d’une équipe de 16 agents répartis sur 5 sites, vous devrez assurer les missions suivantes :

MISSIONS PRINCIPALES

1. Soutien aux missions ponctuelles du service

Coordination du recensement de la population

• Interlocuteur unique de l’INSEE et intégration des données préalables au recensement dans l’interface OMER


• Recrutement des agents recenseurs : arrêtés de nomination, cartes officielles, suivi de l’avancement de l’activité des agents dans OMER

Organisation des cérémonies

• Commémorations


• Sur la base de la liste de tâches préétablie, préparation matérielle des cérémonies commémoratives (Bons de commandes, réservation, fleurs …) des 8 mai, 24 août et 11 novembre.


• Suivi des dossiers de demande de subvention des associations d’Anciens combattants.


• Cérémonie de remise de carte électorale


• Sur la base du calendrier et de la liste de tâches préétablie, préparation matérielle de la cérémonie


• Tirage au sort des jurés d’assises


• Médailles du travail


• Réception des diplômes et élaboration du tableau de suivi.


• Organisation de la cérémonie en lien avec le Cabinet du maire

Participation active à la préparation des scrutins électoraux

• Préparation matérielle des scrutins électoraux (gestion des fournitures, des procurations et des dossiers règlementaires pour les 16 bureaux de vote)


• Logistique ville et canton (affichage ville, bulletins de vote…)


• Présence au bureau centralisateur les dimanches de scrutin.

2. Suivi administratif du service

Gestion administrative

• Suivi des archives, des achats, des commandes et fournitures


• Suivi de la signalétique interne en mairie

Dossiers spécifiques

• Traitement des statuts de syndicats (réception, récépissé numéroté, transmission au Tribunal judiciaire)


• Suivi de l’activité de l’espace France Services et préparation du dossier de demande de subvention auprès des services de l’État

3. Divers

Soutien aux secteurs « Accueil » et « Fêtes et Cérémonies » sur demande du responsable