Gestionnaire des examens fst - fasest

À propos de nous

La Faculté des sciences économiques, sociales et des territoires (FaSEST) de l’Université de Lille propose une offre large de formations en économie, sociologie, gestion, aménagement du territoire, urbanisme, et géographie. Avec plus de 6 000 étudiants répartis sur les campus de la Cité scientifique et de Pont de Bois, la faculté offre plus de 60 parcours de licences et de masters. La recherche est au cœur de la mission de la FaSEST, avec six laboratoires couvrant des thèmes variés comme les villes et territoires, les migrations, la santé, l'écologie et l'environnement. Par ailleurs, La faculté accueille chaque année plus de 900 étudiants internationaux et offre de nombreuses opportunités d'échanges et de stages à l'étranger grâce à ses multiples partenariats internationaux. La faculté met également un fort accent sur la vie étudiante, offrant un environnement inclusif et diversifié, et favorisant la réussite et l’épanouissement des étudiants.

Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.


Mission

📍Campus cité scientifique - VILLENEUVE D'ASCQ

📅 CDD catégorie B - jusqu'au 31/12/2026

MISSIONS

Sous la responsabilité du Responsable du service examen, gestionnaire des examens est chargé(e) de participer et de contribuer à l'ensemble des activités du service.

Il.elle est chargée principalement de l’accueil, de la réception des sujets, de l’archivage, de la restitution des sujets aux enseignants et aux secrétaires. Il.elle pourra se charger de planifier:

* les examens de contrôle continu et les épreuves terminales des 2 facultés de la Cité scientifique, la FST & la FaSEST,

* les aménagements adaptés des Etudiants en Situation de Handicap en fonction des préconisations demandées aménagements d’examens, outils de compensation, aides humaines, techniques ou pédagogiques. Ce travail se réalise en étroite collaboration avec le bureau de la vie étudiante du campus.

Il.elle sera en charge de réserver les salles, de préparer et mettre à disposition le matériel nécessaire

Il.elle sera l'interlocuteur privilégié des secrétariats et enseignants des composantes

Il.elle assurera une mission/fonction d'expertise auprès du Responsable du service examen

ACTIVITÉS

- Assurer l'accueil et l'information des utilisateurs du service

- Maquetter Apogée : définition des épreuves à organiser sous apogée, des calendriers des examens, édition des listes,

- Participer à la préparation des salles

- Effectuer la collecte auprès des gestionnaires de l'offre de formation et des enseignants des sujets d'examen pour chacune des épreuves et vérifier la réception de tous les sujets nécessaires à chacune des épreuves

- Organiser les surveillances

- Mise sous enveloppe des sujets, préparation des listes d'émargements pour les épreuves programmées en Contrôle continue et en contrôle terminal.

- rangement des copies rentrées la veille

- prévenir les enseignants des copies restées dans notre service

- faire un rappel régulier aux enseignants et secrétaires des sujets manquants

Conditions particulières d'exercice

Le recours au télétravail n'est pas possible sur ces mission.

Respect strict des délais, devoir de réserve - Contraintes calendaires fortes (pics d'activité prévisibles et réguliers) - Horaires adaptés exigés en période d'examens (amplitude horaire possible de 6h30 à 20h00 et le samedi), grande disponibilité pendant les sessions d’examens, permanences d'accueil obligatoires. Exposition à des situations de stress et de tension avec les usagers.


Profil

Connaissances

Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université

Connaître l’offre de formation LMD

Connaitre les structures spécifiques à l’UDL et au campus – discerner les liens hiérarchiques et fonctionnels qui en découlent

Connaitre les modalités de fonctionnement et de gestion du service public

Connaitre la réglementation relative à la gestion administrative, pédagogique et sociale applicable aux étudiants

Connaître les maquettes des formations- Établissement et ses composantes

Connaître les procédures administratives et règlement des études

Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Savoirs-Faire

Maîtriser les techniques de communication orales et écrites

Maîtriser l’environnement bureautique (Excel, Word, Outlook) et les logiciels métiers (Apogée, ADE en consultation, EVAD)

Maîtriser les techniques d'accueil et d'entretien

Savoir apprécier le niveau de confidentialité des informations

Capacité rédactionnelle et maîtrise des outils informatiques

Savoir travailler dans des délais contraints

Etre force de proposition, savoir contrôler les informations et règles d'incompatibilités sur Apogée quant à la programmation des épreuves

Savoirs-être

Savoir travailler en équipe et faire preuve d'impartialité

Savoir être autonome, très rigoureux et organisé

Capacités d’adaptation, d'organisation, d'anticipation et de réactivité, savoir gérer les priorités et prendre des initiatives

Savoir identifier un besoin, prendre des responsabilités et gérer le stress

Respecter la confidentialité des données

Savoir gérer les conflits, savoir se maîtriser et garder son calme en toutes circonstances

Courtoisie, écoute, professionnalisme et précision

Bac minimum exigé.

Formation dans le domaine des techniques administratives.

Une expérience dans le domaine de la gestion des examens est fortement souhaitable

Le poste est ouvert uniquement aux agents contractuels.

📅 Date limite de dépôt des candidatures : 7 juin 2026