Qui sommes-nous ?
PME à taille humaine de 5 collaborateurs, nous sommes spécialisés dans l'installation, la maintenance et le dépannage de matériel dentaire auprès des chirurgiens-dentistes de la région. Réactivité, rigueur et proximité avec nos praticiens sont au cœur de notre fonctionnement.
Votre mission
Véritable bras droit du dirigeant, vous prenez en charge la coordination globale de l'agence et jouez un rôle central dans son bon fonctionnement au quotidien. Poste polyvalent, stratégique et opérationnel, vous collaborez au quotidien avec les techniciens et portez également le développement digital et commercial de la structure.
Vos responsabilités
Administration & Comptabilité
* Gestion administrative courante de l'agence
* Suivi comptable : factures, règlements, rapprochements, recouvrement
* Finalisation des devis clients et gestion des commandes sur logiciel dédié
* Gestion de la facturation hebdomadaire et mensuelle
* Saisie des règlements clients et relances fournisseurs
* Relances clients sur factures impayées
* Export des relevés bancaires et transmission des éléments comptables au cabinet
* Rédaction de courriers, comptes-rendus et rapports d'activité
* Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques
* Accueillir physiquement les visiteurs et rendez-vous
* Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant
* Participation aux tableaux de bord financiers mensuels
Coordination & Planification
* Prise de rendez-vous et planification des interventions des techniciens
* Suivi des commandes clients : pièces arrivées, RDV pris, confirmation envoyée
* Gestion des agendas et anticipation des plannings d'intervention
* Gestion administrative des déplacements et formations de l'équipe
* Transmission mensuelle des éléments de paie (congés, absences, paniers repas, primes, remboursements de frais)
* Relation directe avec les praticiens : réponses aux demandes, suivi, fidélisation
Logistique & Stock
* Réception des colis et saisie des bons de réception
* Expédition des colis et gestion des étiquettes
* Gestion et suivi des devis SAV et petit matériel (vérification garanties)
* Organisation des palettes pour les commandes praticiens
* Gestion du stock de pièces détachées
* Préparation des pièces détachées pour les interventions à venir des techniciens
* Préparation des installations : transformation devis → commande client, demande d'acompte, génération des commandes fournisseurs, réception, enregistrement des numéros de série, planification installation, facturation
* Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels
Gestion du Parc Véhicules
* Suivi quotidien des alertes véhicules
* Suivi des révisions, entretiens et contrôles techniques
* Gestion administrative des véhicules (assurances, documents)
Gestion des Équipements de l'Agence
* Supervision du bon fonctionnement des équipements
* Gestion des robots de nettoyage automatique
* Veille au maintien d'un environnement de travail propre et organisé
* Suivi des contrôles réglementaires (extincteurs, sécurité…)
Marketing Digital & Développement Commercial
* Gestion et animation des réseaux sociaux de l'agence (LinkedIn, Instagram, Facebook)
* Création et publication de contenus réguliers, valorisation des produits et services
* Développement et mise à jour du site internet de l'agence
* Optimisation du référencement naturel (SEO)
* Création de supports de communication : visuels, newsletters, emailings clients
* Veille concurrentielle et sectorielle sur le marché du matériel dentaire
* Prospection, relance des devis en cours, fidélisation des praticiens
* Organisation et coordination des événements de l'agence
* Élaboration de rapports d'activité et présentations PowerPoint
Profil recherché
* Diplôme : Bac+2 minimum — BTS Gestion PME-PMI, Assistant Manager, ou équivalent ; une formation ou sensibilité en marketing/communication est un vrai plus
* Expérience : 5 ans minimum sur un poste polyvalent similaire, idéalement en TPE/PME
* Organisation et rigueur irréprochables
* Réactivité et autonomie totale au quotidien
* Esprit d'initiative fort — vous anticipez les besoins et proposez des solutions
* Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles
* Gestion des priorités et adaptation à toutes situations
* Esprit d'équipe et communication bienveillante
* Polyvalence assumée et revendiquée
* À l'aise avec les réseaux sociaux (LinkedIn, Instagram, Facebook)
* Notions de gestion de site internet (WordPress, Wix ou équivalent) appréciées
* Sens du visuel et de la communication digitale — Canva ou équivalent est un plus
* Maîtrise du Pack Office — Excel en particulier
* Permis B souhaité
Ce que nous offrons
* Un poste central, valorisant et à responsabilités réelles au sein d'une PME dynamique
* Une autonomie complète et la confiance du dirigeant dès le premier jour
* Une équipe soudée et à taille humaine
* Un environnement de travail varié — aucune journée ne se ressemble
* La possibilité de construire et développer quelque chose de concret
* Période d'essai : 2 mois renouvelable une fois
* Localisation accessible : Lavérune, proche de Montpellier
* Type d'emploi : CDI | Lieu : En présentiel
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