Secrétariat particulier du secrétaire général

Informations générales Référence BA054ATC-113455 Date limite de candidature 13/01/2026 Intitulé long de l'offre Secrétariat particulier du secrétaire général Versant Fonction publique d'Etat Catégorie Catégorie C (employé) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels Domaine et métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Type de poste Administratif Statut du poste Vacant Intitulé du poste Secrétariat particulier du secrétaire général Description du poste Groupe RIFSEEP (pour les fonctionnaires uniquement) : 1 RMFP ADM005A / RIME FPEADM03 Vos activités principales - Appliquer les directives du secrétaire général (SG) et être le lien entre tous les services intérieurs et déconcentrés. - Gestion de l’agenda électronique, coordination avec les autres secrétariats et mise à jour régulière des modifications - Prise de Rendez-Vous - Réception et tri du courrier "arrivée et départ" du SG - Mise en forme, envoi et suivi des courriers officiels - Gestion des déplacements en relation avec le service du garage - Mise à jour des annuaires SG - Réception téléphonique avec maîtrise des appels provenant de plusieurs lignes (audioconférence, visio conférence) - Accueil téléphonique et physique des différents interlocuteurs - Gestion et mise en place de réunions avec des partenaires multiples - Suivi des dossiers de réunions - Préparation des rencontres avec les grands élus (Ville de Nancy, Métropole, Conseil Départemental, assemblées) - Classement et archivage - Organisation de moments de réunions de travail sous forme conviviale (petits-déjeuners,déjeuners) EN LIEN AVEC LE POLE SERVICE INTERMINISTERIEL DEPARTEMENTAL DES SYSTEMES D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION (SIDSIC): - Mise en place des audio et visio conférences pour l’ensemble des services utilisateurs EN LIEN AVEC LA DIRECTION DE LA COORDINATION, DE L’ENVIRONNEMENT ET DE L’ECONOMIE : - Supervision du circuit des parapheurs des (directions départementales interministérielles, unités départementales, agences régionales, établissements publics de l’Etat) - Préparation du travail de sélection des candidats aux postes de directions - Constitution des dossiers CAR, pré-CAR, collège des préfets et SG EN LIEN AVEC LE SECRETARIAT MUTUALISE DU PREFET ET DU DIRECTEUR DE CABINET : - Renfort temporaire du secrétariat en cas de besoin (absence, évènements mobilisateurs: visites ministérielles, grandes manifestations…) - Réunions agenda Votre environnement professionnel Activités du service Assister au quotidien le secrétaire général Composition et effectifs du service 1 agent de catégorie C Liaisons hiérarchiques Le secrétaire général Liaisons fonctionnelles - Le Préfet - Le directeur du secrétariat général commun départemental - Le chef du pôle SIDSIC - Le directeur de la coordination économique et environnementale - Les sous-préfets d’arrondissement, tous les services de la préfecture, tous les services déconcentrés de l’Etat, les collectivités locales Conditions particulières d'exercice Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions Autonomie dans l'organisation et initiative pour le changement des dates et horaires de réunion Discrétion, confidentialité Capacité d'adaptation Avoir le sourire, être courtois Bonne présentation Missions exercées sur la base de l'horaire habituel des personnels de préfectures, à savoir 38H30 hebdomadaires, soit 7H42/jour, générant 18 jours d'ARTT auquel il convient de déduire 1j au titre de la journée de solidarité Possibilité heures supplémentaires, récupérées et/ou rémunérées Durée souhaitée sur le poste : 3 à 5 ans Vos perspectives : Poste permettant d’enrichir son parcours professionnel, ses connaissances et son réseau Domaines de compétences très variés Descriptif du profil recherché Vos compétences principales mises en œuvre Connaissances techniques : Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis Savoir-faire : Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis Savoir-être : Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis Savoir accueillir : niveau pratique requis Savoir s'adapter : niveau pratique requis Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis Savoir communiquer: niveau pratique requis Critères candidat Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Informations complémentaires Informations complémentaires Qui contacter : Pour toute question liée au poste : M. Frédéric CLOWEZ – secrétaire général : frederic.clowez@meurthe-et-moselle.gouv.fr Pour toute information liée à la procédure de recrutement : L'unité mobilité - recrutement - parcours professionnel du SGCD : sgc-recrutement@meurthe-et-moselle.gouv.fr Dépôt de votre candidature : Pour que votre candidature soit validée, il est IMPERATIF de la déposer sur la plateforme de mobilité du ministère de l’intérieur (lien ci-dessous) avec le formulaire unique de demande de mobilité. A défaut votre candidature ne sera pas prise en compte. https://ministereinterieur-career.talent-soft.com/accueil.aspx Formulaire de demande de mobilité/recrutement (à compléter pour tous les candidats, à l'exception des parties "situation administrative" et "avis hiérarchique" pour les contractuels) : http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Formulaire_de_mobilit%C3%A9_2023_copie.pdf Pour les fonctionnaires : si votre candidature est formulée dans le cadre des priorités légales d'affectation (rapprochement de conjoint ou familial, restructuration de service), vous devez joindre les justificatifs lors du dépôt de celle-ci, faute de quoi le motif ne sera pas pris en considération. Fondement juridique du recrutement 2° de l’article L332-2 du Code général de la fonction publique Localisation du poste Europe, France, Grand-Est, Meurthe et Moselle (54) Lieu d'affectation NANCY Lieu d'affectation (sans géolocalisation) Préfecture de Meurthe-et-Moselle Date de vacance de l'emploi 01/01/2026 Personne à contacter (mail) sgc-recrutement@meurthe-et-moselle.gouv.fr