Horaires hebdomadaires :
35h (9h30-12h30, 13h30-17h30)
Les congés doivent être posés pendant les périodes des vacations judiciaires à Paris
Formation et compétences : Formation Bac+2 en assistanat, secrétariat juridique ou équivalent souhaitée Première expérience ou stage de fin d'études en cabinet d'avocats souhaités (avec utilisation de SECIB) Parfaite maîtrise du Pack Office, notamment :
· Word : mise en forme juridique, suivi des versions, tableaux
· Excel : automatisation simple, mise en page avancée
· PowerPoint : présentations avec animations et graphiques
· Acrobat : insertion de commentaires, modification de PDF Maîtrise des outils spécifiques : RPVA, Plex, plateforme CNB, SECIB NEO, Doctrine ... Anglais (au moins oral)
Qualités requises : Sens aigu de la confidentialité Excellente présentation et professionnalisme constant Excellente expression écrite et orthographe soignée Forte capacité d'organisation, gestion efficace des priorités et sens du service
Fonctions : Accueil physique et téléphonique
Réception des clients Réception des appels téléphoniques Suivi du courrier physique (y compris porteurs et recommandés) - Gestion physique et informatique des dossiers(SECIB NEO)
· Ouverture des dossiers, création des fiches clients
· Préparation, mise en forme de documents
· Recherches de sources via Doctrine
· Tri de documents, téléchargement et enregistrement de pièces
· Numérisation et communication de pièces
· Captures d'écran
· Classement physique et numérique
· Gestion des actes de procédure via RPVA, Plex
· Communication de pièces via Oodrive et plateforme CNB
· Encaissements et règlements Carpa
· Mise à jour et gestion de listes de diffusion pour envois groupés Facturation
· Élaboration des factures clients
· Suivi des encaissements et relances éventuelles
Gestion administrative
· Gestion de l'agenda professionnel
· Suivi des besoins en fournitures et gestion des commandes
· Collecte, sauvegarde et classement des factures courantes (achats, abonnements, services...)
· Relations avec fournisseurs, prestataires et associations professionnelles
· Organisation de déplacements professionnels
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