Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du Pôle Programmes Internationaux, vous assurerez le pilotage administratif d'un portefeuille de programmes d'Executive Education (Executive master, certificats, formations courtes, formations sur mesure).
Pour cela, vous aurez la responsabilité de :
Contribuer à la mise en oeuvre et à la gestion des programmes de formation :
* Gérer la relation avec les intervenants en appui du responsable de programmes :
* établir des plannings d'enseignement
* recueillir les programmes et la documentation pédagogique
* gérer les confirmations, convocations et dossiers administratifs
* préparer la documentation et réserver le matériel nécessaire à chaque opération
* administrer les évaluations des actions de formation
* Gérer la relation avec les participants :
* réceptionner et suivre les candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux formations diplômantes, certifiantes avec les organismes de cofinancement le cas échéant
* établir des conventions de formation, confirmations, convocations et devis
* accueillir les participants et assurer le suivi de leur scolarité
* organiser des entretiens de sélection et des jurys
* Gérer l'organisation logistique :
* en externe : prestataires (demande devis, suivi et archivage contrats, suivi prestation et facturation, réservation de billets d'avion, de train, prestations logistiques et hôtelières)
* en interne : liens avec le planning, DSI et DASGI, reprographie
Assurer le suivi administratif des formations :
* Saisir, dans l'outil de gestion des formations, l'ensemble des informations relatives au bon déroulement de la formation : dossiers intervenants et rémunération associée, édition des conventions de formation, réalisation des sessions de formation, édition des attestations de présence, etc)
* Gérer les inscriptions, via la plateforme EDOF, des participants désireux de mobiliser leur CPF
* S'assurer du bon déroulement du processus de facturation, en coordination avec le pôle comptabilité
* Assurer un reporting sur son activité auprès de la directrice du Pôle Programmes internationaux
Participer à la vie de l'équipe « Pôle Programmes internationaux» et, plus largement, de l'ensemble du service, en contribuant à un ou plusieurs chantiers transverses et pour favoriser un travail collaboratif efficace
N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d'être modifiées / enrichies en fonction de l'évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.
Connaissance des dispositifs de formation professionnelle
Anglais souhaité : niveau B1 minimum
SAVOIR-ÊTRE
Adaptabilité, autonomie et polyvalence
Méthodique, organisé et rigoureux
Aptitude à anticiper, gérer, organiser et transmettre des informations /projets
Capacité à communiquer, aisance relationnelle
Capacité à donner du sens à son travail
Reporting, capacité à faire remonter l'information sur son activité
Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services
SAVOIR-FAIRE
Gestion administrative
Aisance avec les outils bureautiques, web et logiciels métier
Capacités rédactionnelles
Sens du service commercial et de l'accueil
BAC +2 avec une expérience dans le secteur de la formation continue
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