Responsabilités et activités principales :
1. Secrétariat de direction
Gérer l'agenda, les rendez-vous et les déplacements de la direction.
Traiter les appels, courriers et e-mails entrants et sortants.
Rédiger, mettre en forme et archiver les documents administratifs (courriers, notes, rapports, comptes rendus.).
Organiser les réunions internes et externes (préparation logistique et suivi des dossiers).
Assurer la confidentialité des informations de la direction.
2. Suivi administratif et commercial
Assurer l'accueil téléphonique et physique des clients et partenaires.
Établir et suivre les devis, commandes, bons de livraison et factures.
Gérer la base de données clients (CRM, tableaux de suivi).
Relancer les clients pour le suivi des devis ou le règlement des factures.
Mettre à jour les tableaux de bord commerciaux et reporting.
Préparer les documents nécessaires aux rendez-vous commerciaux et aux réunions de suivi.
3. Gestion logistique et organisationnelle
Commander les fournitures, organiser les déplacements et assurer la logistique des événements (salons, réunions, etc.).
Gérer le stock de documents commerciaux (catalogues, plaquettes, contrats).
Participer à la coordination entre les services (comptabilité, logistique, direction).
4. Soutien à la communication et à la relation client
Participer à la mise en forme des supports de communication (présentations, offres commerciales, newsletters, etc.).
Contribuer à la mise à jour du site internet ou des réseaux professionnels (selon l'organisation).
Maintenir une relation client de qualité par un suivi réactif et professionnel.
Compétences requises :
Savoirs (connaissances)
Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Connaissance des outils de facturation et de gestion commerciale.
Bon niveau d'expression écrite et orale en français (l'anglais est un plus).
Connaissance de base des processus de vente et de gestion administrative.
Savoir-faire (compétences techniques)
Rédaction de courriers et de documents professionnels.
Organisation, classement et archivage des dossiers.
Suivi administratif des ventes et des clients.
Maîtrise des outils de bureautique et de communication.
Savoir-être (qualités personnelles)
Sens de l'organisation et rigueur.
Discrétion et confidentialité.
Aisance relationnelle et sens du service client.
Autonomie, polyvalence et esprit d'équipe.
Réactivité et gestion des priorités.
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