MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDIRémunérationGrille de la fonction publique hospitalière Service d'affectationDirection des Achats, du Développement Durable et de la Logistique de Sorbonne Université Présentation du service
La Direction des Achats, du Développement Durable et de la Logistique est une direction fonctionnelle regroupant les domaines des achats (bureau des achats, bureau des marchés) du développement durable (transversalité dans tous les secteurs hospitaliers) et les secteurs logistiques (courrier, courses, transports internes, environnement, magasins, restauration, lingerie, prestations externalisées et services au patient) de l'ensemble duGroupe Hospitalier ParisSorbonne quiest constitué de 7 hôpitaux: Saint-Antoine, Armand-Trousseau, Rothschild, Pitié-Salpétrière, Tenon, Charles Foix et La Roche-Guyon. L'organisation achat est centralisée au niveau du Groupe Hospitalier et l'organisation logistique se décline par site avec une mise en place de filières : déchets, lingerie, restauration, courses et flotte automobile, magasins hôteliers, transport interne, courrier, prestations externalisées. Le développement durable est centralisé, avec des référents locaux.
La direction est composée de 548 agents.
Vos missions
- Missions Générales :
Assurer le secrétariat en binôme de la directrice et des deux directeurs-adjoints à la DADDL.
Accueil physique et téléphonique
Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et/ou messages électroniques.
Prise de rendez-vous, gestion des agendas de la directrice et de ses deux adjoints.
Tenue des agendas et anticipation des besoins logistiques afférents aux réunions.
Organisation des réunions en présentiel et distanciel.
Traitement, mise en forme de documents et diffusion de documents : compte-rendus, courriers, diaporamas, notes et autres documents.
Suivi et mise à jour de l'organigramme de la direction.
Gestion des demandes de prestations alimentaires et accès au self.
Gestion des commandes pour le fonctionnement du service (fournitures de bureau et autres).
Organisation des évènements de la direction.
Organisation des déplacements de la directrice et de ses adjoints lors de congrès et/ou séminaires (transports et /ou hébergements).
- Missions relatives aux transports sanitaires :
Répondre et suivre les signalements d'évènements indésirables relatifs aux transports sanitaires.
Assurer un rôle de référent et d'appui auprès des services de soins rencontrant des difficultés dans leur demande de transports.
Assurer l'interface entre les sociétés d'ambulances et le Service central des ambulances (SCA).
Renseigner les tableaux de bord internes de suivi des réclamations et élaborer des statistiques annuelles.
Rappeler les bonnes pratiques en matière de commande de transports et animer des formations auprès des services de soins demandeurs.
Liaison hiérarchiques : La directrice de la DADDL et les deux directeurs adjoints de la DADDL.
Liaisons fonctionnelles : L'assistante de direction de laDADDL (binôme) ; les ingénieurs logistiques et restauration du GH ; la responsable du bureau des achats ; les cadres des différents secteurs de la DADDL ; les assistantes de direction des sites du GH.
Profil recherché
Assistante de Direction / Grade AMA
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travailHoraires de bureau / Amplitude horaire de 9h à 17h.TélétravailOuiVos avantages à l'AP-HP
Télétravail possibleun jour/semaine hors absence du binôme.
75 % du NAVIGO remboursé.
Accès aux activités sociales et culturelles de l'AGOSPAP et aux réductions de HOPTISOINS.
Pour les enfants, crèche interne et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.
Description de l'hôpitalSitué à Paris (12è arrondissement), l'hôpital Saint-Antoine est l'un des hôpitaux de référence de l'est parisien. Il propose une diversité de spécialités médicales et chirurgicales de court séjour pour adultes. Il dispose d'un centre de prélèvement d'organes et de tissu et d'une unité «SOS mains».Référence de l'offre2
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