Chargé de gestion contractuelle h/f

MISSIONS ET ACTIVITÉS

Vos missions principales, dans le cadre des composantes suivantes :

1 - Accès aux financements :

- Vous vous assurez du respect des exigences des bailleurs de fonds dans le cadre des propositions de projets ;
- Assurez la soumission des propositions de projets aux bailleurs de fonds ;
- Participez à la relecture et à la négociation des contrats de financement avant validation finale par les référents bailleurs du DPI et/ou de la DMPS

2 - Gestion contractuelle des financements :

- Vous collectez et consolidez les documents à transmettre au bailleur de fonds une fois le contrat de financement signé; vous vous assurez de l'exactitude des données administratives fournies aux bailleurs ;
- Vous pilotez le suivi des échéances de chaque contrat de financement :
- Mettez à jour les outils de suivi au siège
- Etablissez, avec les délégations, l'échéancier propre à chaque contrat
- Vous vous assurez de son suivi et coordonnez le respect des échéances entre le terrain, la coordination et le siège ;
- Elaborez les demandes de versements et effectuez le suivi des encaissements ;
- Vous assurez que les rapports aux bailleurs respectent leurs exigences et réalisez leur soumission/transmission après validation du desk ;
- Gérez la phase de clôture et de liquidation des subventions
- Appuyez la fourniture des pièces projet pour les audits et assurez l'archivage continu des documents relatifs aux subventions/projets en lien avec le DCA (Département Conformité et Audit)

3 - Représentation et relations institutionnelles :

- Vous appuyez l'organisation et la préparation des réunions avec les partenaires financiers et y participez ;
- Réalisez les compte-rendu de réunions bailleurs en appui au desk ;
- Contribuez à la mise à jour de la liste des contacts des partenaires financiers et des outils du DPI sur la recherche de financement
- Contribuez au développement de la stratégie de communication et du matériel de communication ciblant les bailleurs de fonds et d'autres partenaires externes

4 - Communication interne et travail d'équipe :

- Vous participez aux réunions de desk ;
- Participez au briefing des nouveaux arrivants sur les délégations et au débriefing des collaborateurs revenant de mission ;