Vos missions en quelques mots Mission du poste : La Direction Générale est composée de la Directrice Générale, de deux Directrices Générales Adjointes et d'une Déléguée aux politiques publiques et relations institutionnelles. La Direction Générale est au cœur du pilotage stratégique de l'établissement et en interaction constante avec l'ensemble des directions métiers, supports et délégations ainsi qu'avec de nombreux partenaires externes institutionnels. Aussi, dans un contexte d'activité soutenue, le secrétariat de direction nécessite un renfort. L'assistant(e) administratif(ve) prépare, met en œuvre et suit les opérations et/ou les prestations dont il/elle a la responsabilité et veille au respect du cadre réglementaire et des procédures et usages de l'Agence.Le/la titulaire du poste assure ainsi un appui administratif et organisationnel renforcé à l'assistante de direction, contribuant à la fluidité du fonctionnement de la Direction Générale dans son ensemble. Il/elle appuie également ponctuellement la chargée des instances dans la préparation et l'organisation des comités de bassin et des conseils d'administration. A ce titre, il/elle exerce auprès de l'équipe de la Direction Générale Appui au secrétariat de la Direction Générale Gestion des agendas de l'ensemble de l'équipe de direction (Directrice Générale, DGAs, Déléguée) : planification, priorisation, arbitrage de rendez-vous Organisation logistique des réunions, déplacements et événements (réservations, convocations, préparation matérielle) Préparation et mise en forme de dossiers, notes, supports (Word, PowerPoint, tableaux de suivi…) Gestion des courriers entrants et sortants : enregistrement, diffusion, suivi Gestion des mails, accueil téléphonique et orientation des interlocuteurs Classement, archivage et gestion documentaire Participation à la continuité de service du secrétariat de Direction Ces missions s'inscrivent dans une logique de soutien organisationnel et de gestion de l'information, essentielle au bon fonctionnement de la direction générale. Interface avec les interlocuteurs internes et externes en appui à l'assistante de la Direction Générale Relations régulières avec l'ensemble des directions de l'agence (siège et délégations) Contacts avec des interlocuteurs institutionnels (services de l'État, élus, partenaires…) Contribution à la qualité de l'accueil et de l'image de la Direction Générale Appui à l'organisation des Instances auprès de la chargée des Instances Participation à la constitution des dossiers des instances (Conseil d'administration, Comité de bassin, commissions) Contribution à l'organisation logistique des séances la veille et le jour J et en tant que de besoin (préparation des dossiers, salles, accueil, émargement …) : déplacements et horaires décalés ponctuellement Profil recherché Justifier d'un titre ou diplôme de 1er cycle (Bac 2) de l'enseignement supérieur, ou de tout autre titre ou diplôme certifié de niveau 5 (anciennement III) de qualification ou diplôme équivalent. Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 4 Baccalauréat Compétences attendues CONNAISSANCES : Connaissance des activités et de l'organisation interne de l'agence Connaissances de l'environnement administratif, institutionnel et politique, des interlocuteurs, Maîtrise des outils bureautiques (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook) SAVOIRS-FAIRE Organiser et prioriser une activité Respecter et mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole Accueillir une personne, un groupe, un public Capacité rédactionnelle et de mise en forme de document SAVOIRS ETRE Faire preuve de discrétion Esprit d'équipe Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter Mme Yannick Le Minor - yannick.leminor@eau-adour-garonne.fr
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