Vos missions en quelques mots Au sein du SIG, l'assistant auprès du Directeur, de la directrice ajointe et du cabinet a pour mission : - l'organisation de l'activité des directeurs et du cabinet (tenue de l'agenda, prise de rendez-vous et préparation des dossiers afférents) ; - la coordination du secrétariat ; - le suivi du courrier, distribution et gestion des réponses ; - suivi de l'activité des directeurs et du cabinet, et des décisions prises : assiste les directeurs et le cabinet dans l'ensemble de leurs missions, participation à l'ensemble des réunions de travail, rédaction des procès-verbaux de celles-ci et suivi de leur mise en application ; - la rédaction de notes ; d'éléments de langage synthétique permettant au directeur d'assurer ses fonctions de représentation, de disposer des éléments primordiaux pour pouvoir analyser, décider, agir ; - la production de présentation powerpoint ; - la préparation des dossiers des directeurs, rappel des consignes en terme de qualité des livrables et de délai auprès de l'encadrement intermédiaire du service ; - le suivi des affaires réservées et dossiers sensibles ; - l'organisation de l'accueil de délégations y compris étrangères ; - la gestion des frais de représentation des directeurs ; - le suivi et gestion financière des abonnements de presse du SIG ; - la veille informationnelle permettant notamment la mise à jour des bases de contacts du directeur ; - la gestion de l'évènementiel du service en lien avec le Secrétariat général. L'assistant exerce ces activités en binôme. Profil recherché Titulaire d'un BTS ou équivalent, vous justifiez d'expériences d'au moins 5 ans sur des fonctions similaires, idéalement acquises dans un cabinet ministériel. Vous disposez de solides connaissances en techniques de secrétariat et maîtrisez les différents outils nécessaires à cette fonction (pack office ; Word, Excel, PPT, Outlook…). Vous faites preuve d'esprit d'équipe, de qualité relationnelle, de discrétion professionnelle, de dynamisme et réactivité, de rigueur et d'organisation. Savoirs · Culture politique générale et environnement institutionnel ; · Expressions orale et écrite irréprochables ; · Techniques de secrétariat avancées (niveau expert) et d'archivage ; · Anglais (niveau maîtrise) ; · Outils bureautiques et de la messagerie électronique (niveau expert) ; Savoir-faire · Sens de l'organisation et du protocole, anticipation, exigence et autonomie ; · Savoir gérer les urgences en période de surcharge d'activité ; Savoir être · Confidentialité, discrétion, agilité, écoute, persuasion ; · capacité de travail, adaptabilité ; · Esprit d'équipe, travail collaboratif. Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 7 Master/diplômes équivalents Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV est obligatoire
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