Assistant de formation continue

À propos de nous

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.


Mission

Environnement et contexte de travail

Localisation : Nantes – Campus Tertre

L'Institut d’administration des entreprises (IAE) de Nantes est un institut d’économie et de management qui propose des filières complètes et diversifiées du niveau L1 au Doctorat. Ces formations s'adressent à des publics de formation initiale constitués d'étudiants suivant un parcours complet en économie et en gestion mais aussi à des étudiants issus d'autres composantes universitaires et désirant acquérir une double compétence à la fin de leurs parcours initiaux. Certaines formations se déclinent également en alternance ou en formation continue pour répondre à des besoins spécifiques des professionnels de certains secteurs d'activités. L'enseignement réalisé dans les 50 parcours de formations proposés par l'Institut est dispensé par 90 enseignants chercheurs et 400 vacataires professionnels choisis pour leur expertise dans leurs domaines.

Place de l’agent dans l’organigramme du service : sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice administrative du service formation continue et travail en lien direct avec les responsables de formation.

Missions

L’assistant-e de formation continue assure la gestion administrative des formations qui lui sont confiées. Il (elle) travaille en lien avec les enseignants des différents parcours concernés pour accompagner les étudiants tout au long de leur année universitaire.

Activités principales

Recruter les étudiants de l’année N+1 :

Préparer les dossiers de candidature, programmer les entretiens avec les responsables pédagogiques. Suivre les candidatures, convocations, préparation des entretiens, jurys de recrutement, envoi des réponses aux candidats.

Préparer les rentrées universitaires :

Préparer les dossiers d'inscription, les transmettre aux candidats puis les collecter avant envoi au service scolarité. Créer les listes d'étudiants, réaliser un trombinoscope par formation, réserver des salles, insérer et récolter les mises à jour des plans de cours (auprès des enseignants) pour la réalisation du livret de l'étudiant, suivre de la complétude des inscriptions en collaboration avec le service scolarité et réaliser les inscriptions pédagogiques sur TIGRE.

Gérer les emplois du temps et piloter le bon déroulé administratif de cours

Gérer les examens

Assurer l'organisation matérielle d'évènements

FICHE DE POSTE COMPLÈTE ICI :


Profil

Profil recherché

Formation et/ou qualification : niveau Bac+2

Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 an

Compétences et connaissances requises

Connaissances :

- Techniques de communication

- Techniques d’accueil téléphonique et physique

- Connaissance de l’offre de formation de l’IAE de Nantes

- Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique

- Environnement de la formation professionnelle

Savoir-faire opérationnels :

- Savoir rendre compte

- Travailler en équipe

- Mettre en oeuvre des procédures et des règles

- Savoir planifier son activité et respecter les délais

- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité, les bases de données et les logiciels de bureautique

Savoir-être :

- Réactivité particulièrement dans les périodes de forte affluence

- Capacité d’adaptation et d'écoute

- Sens relationnel

- Sens de l’organisation

- Rigueur, fiabilité