Vos missions en quelques mots • Assister les Directeur/Directrice et adjoints de deux pôles, Mandats et Entreprises, dans leur bon fonctionnement en matière d’organisation et de logistique • Assurer une circulation fiable de l’information notamment entre le Directeur/Directrice/Directeurs adjoints et les membres du codir • Jouer un rôle d’interface avec l’ensemble de leurs interlocuteurs internes et externes • Fluidifier et faciliter les échanges en interne et en externe Activités principales : • Tenue de l’agenda via Outlook, en veillant à la gestion des priorités et des échéances • Accueil et traitement des contacts extérieurs et internes (téléphone, messagerie électronique, courrier) • Accueil des visiteurs • Mise à jour des contacts dans Outlook • Organisation des missions/déplacements pour la direction du département • Contribution à l’organisation de réunions/réceptions : créations d’invitations pour des réunions Teams, réservations de salles de réunion, commandes de pause-café, plateaux-repas ou cocktails, préparation du matériel nécessaire en salle de réunion et/ou de dossiers papier • Organisation d’événements de département (plénières, séminaires internes ou externes…) • Traitement du courrier, dispatching, classement, transmission, archivage numérique et papier, attention particulière portée à la gestion des envois / réception des lettres recommandées, des décisions Premier Ministre, des conventions de mandat… • Participation à la préparation des instances de gouvernance des mandats organisées par la direction du département, rédaction des comptes-rendus : COMOP, CODIR, comité des mandats • Préparer/ rédiger/ mettre en forme et transmettre des courriers, notes, éléments de langages, comptes rendus… • S’assurer de la contribution de toutes les parties prenantes à la constitution de dossiers / s’assurer de leur mise à jour / en assurer le suivi complet et le classement • Coordonner l’organisation pratique du travail avec d’autres assistant(e)s de la direction de l’investissement Fonction appui et moyens généraux (en lien avec le département Pilotage et Appui Opérationnel après validation hiérarchique) : • Gestion des fournitures, classement • Maintenance courante (consommables, bourrages papier) du photocopieur / des imprimantes, • Commande de cafés et autres et suivi des consommations et maintenance des cafetières • Contribution à la mise à jour au fil de l’eau de l’organigramme du département, de la liste téléphonique du département et l’inventaire du matériel informatique, du tableau de suivi des congés • Mise à disposition des équipes des modes d’emploi/tutos des logiciels, des outils Next, des procédures… • Gérer en amont l’arrivée des nouveaux arrivants (commande de matériels PC, habilitations, bureaux etc.), kit « nouvel arrivant du département » … Ce poste est éligible à la NBI car l’assistant(e) du département assure l’assistanat des directeur.trices et de ses adjoint.es Profil recherché Compétences liées au poste : o Maîtrise des outils informatiques : messagerie (Outlook), bureautique (Word, Excel, Powerpoint), navigateur internet (Explorer), Skype Entreprise o Pratique basique de l’anglais à l’oral pour l’accueil téléphonique o Rigueur, autonomie, respect de la confidentialité, proactivité o Réactivité o Capacité à gérer des priorités et des sollicitations concomitantes émanant de plusieurs personnes o Goût pour l’interaction avec une équipe large et les interlocuteurs externes o Compétences pouvant être acquises à la prise de poste : maîtrise des systèmes d’information spécifiques à la Caisse des Dépôts / la Banque des Territoires : AFP, GIGA, D’Clic …
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