RAISON D'ETRE
Intégrer l'équipe Services Techniques c'est travailler de manière rigoureuse pour assurer la sécurité, le bon fonctionnement et le bien être des clients et des équipes. L'Assistant Administratif Services Techniques a pour rôle d'assister le Responsable Technique dans la gestion de ses tâches administratives. Il est également en charge de la gestion de la répartition des réclamations clients qui concernent le Service Technique ainsi que du relationnel avec les prestataires.
MISSIONS GENERIQUES :
Il réalise l'ensemble de ses missions dans le respect du cadre légal et des procédures internes :
SUIVI ADMINISTRATIF DU SERVICE TECHNIQUE
v Créer, compléter et mettre à jour les reportings et présentations nécessaires au Responsable Technique
v Suivre les procédures obligatoires résultant de la législation locales et/ou de la politique du Groupe Club Med
v Organiser les réunions et rendez-vous avec les différents interlocuteurs internes et externes
v Noter et partager les comptes rendus de réunion, créer les supports de présentation et effectuer les recherches nécessaires s'il y a lieu
v Suivre les commandes, enregistrer et classer les factures qui concernent le Service Technique
v Gérer le standard téléphonique du Service Technique et orienter les différents interlocuteurs vers la bonne personne
v Participer à la gestion et au classement des contrats de maintenance, suivre les clauses administratives de ces contrats
v Suivre les habilitations et formations de l'équipe Technique, le planning des intervenants & être support du Responsable Technique dans la mise à jour des cahiers des charges
v Tenir les registres obligatoires du village relatifs à la maintenance : suivi administratif des rapports de commission de sécurité, déclarations d'exploitation des piscines, tapis neige, analyses d'eau .
v Gérer la tenue (dates de passage pour vérification), le classement et l'envoi des rapports de passage des organismes de contrôles (chargés des vérifications électriques, ascenseurs, SSI, chaufferies, portes automatiques, équipements de levage, presses etc.), élaborer les synthèses nécessaires et envoyer les rapports aux sociétés de maintenance
GESTION DES RECLAMATIONS TECHNIQUES
v Gérer la réception et la répartition des demandes d'interventions pour les techniciens sur le terrain (notamment via le logiciel ETIS)
v Editer les statistiques et l'historique des réclamations qui concernent les services techniques pour analyse et réduction des taux de pannes
v Participer au suivi et à la mise à jour du plan de prévention et des fiches de contrôle qualité-sécurité des différents intervenants
RELATIONNEL PRESTATAIRES EXTERNES
v Accueillir et orienter les visiteurs extérieurs au site
v Anticiper leurs besoins de façon à leur faire vivre une expérience irréprochable lors de leur présence sur site
v Maintenir un contact professionnel par téléphone, e-mail et courrier selon les besoins
v Être l'interlocuteur privilégié et le support du Responsable Technique lors de ses échanges avec les Autorités Locales et les représentants officiels
HYGIENE & SECURITE
v Appliquer et respecter les normes d'hygiène et de sécurité Club Med ainsi que l'entretien du patrimoine
v Utiliser et respecter la méthode H.A.C.C.P. et les règles d'hygiène et de sécurité
v Respecter les règles d'hygiène corporelles et vestimentaires
v Respecter les règles de gestion des déchets du Village (tri, collecte.)
v Respecter les règles de gestion des produits dangereux du service (stockage, équipement de protection...)
v Limiter les consommations d'électricité et d'eau
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