L'ÉTABLISSEMENT : Implanté sur la commune de Caudan à quelques kilomètres de Lorient sur un domaine de 35 hectares, l'Etablissement Public de Santé Mentale Sud Bretagne - CH Charcot - étend son action sur la partie ouest du Morbihan. Le Bureau des Entrées et des Sorties fait partie de la Direction de la Gestion Administrative des Usagers, des Affaires Générales et Financières. Il est en charge de plusieurs activités principales : - L'accueil / admission des patients 7j/7 et 24h/24 (7 agents en roulement dont le poste à pourvoir) - La gestion des soins sans consentement (1 agent) - La régie des dépôts (1 agent) - L'aumônerie (1 agent à mi-temps) - La gestion des frais de séjour / facturation (3 agents 1 agent pour l'USLD) LE POSTE : 1. Définition générale de la fonction Les agents de l'accueil/standard assurent l'accueil téléphonique et physique des différents interlocuteurs, la gestion administrative du patient et diverses tâches administratives liées à l'activité continue de l'établissement Le poste à pourvoir est un poste d'adjoint administratif à plein temps. 2. Missions et responsabilités 2.1. Standard / Accueil téléphonique - Recevoir et orienter les communications extérieures et intérieures - Mettre en relations les personnels avec les correspondants extérieurs ou intérieurs -Joindre les agents de garde administrative, médicale et technique - Assurer les recherches des personnes (BIP) 2.2. Accueil physique - Recevoir, renseigner et orienter les personnes se présentant sur l'hôpital 2.3. Fonctions administratives - Informer le service de soins de l'admission d'un patient sur son secteur -Etablir le dossier d'admission du patient par la saisie informatique des éléments dans CpageI - Saisie des sorties et mutations lorsqu'un séjour est déjà ouvert. -Participer à des tâches administratives relatives à la gestion administrative du patient (renseignements administratifs, lecture et mise à jour des cartes vitales, copie des cartes de mutuelle, établissement du bulletin de situation à l'admission et à la sortie du patient). 2.4. Gestion des clés et des alarmes - Remise et récupération des clés -Application des procédures pour les différents types d'alarmes gérés par les agents d'accueil : les alarmes PTI (Protection des Travailleurs Isolés), les alarmes effractions ou intrusions (centre hospitalier et structures extérieures), les alarmes techniques, les alarmes incendie. 2.5. Participation à la continuité du service des frais de séjour / soins sans consentement Lorsque l'agent d'accueil est en poste à la journée : - Tenue des registres de la loi. - Transmission des documents de soins sans consentement à la CDSP et au procureur de la République. - Photocopie et archivage des dossiers d'hospitalisation sous contrainte Le soir et le weekend et jours fériés : - Préparation des décisions et notifications des mesures de soins sans consentement pour l'administrateur de garde. -Transmission et éventuelle préparation des dossiers de saisine du Juge des Libertés et de la Détention pour l'isolement/contention en lien avec l'administrateur de garde. - Gestion des dépôts au coffre. - Suivi des demandes de transport patients/bilan en dehors des heures d'ouverture du service transport. - Suivi des disponibilités des lits d'admission de l'EPSM. 3. Liaison hiérarchiques / fonctionnelles L'agent d'accueil/standardiste est placé sous l'autorité directe de l'Adjoint des Cadres et de l'Attachée d'Administration du service. Il exerce ses fonctions en étroite collaboration avec les autres agents du service et en lien avec les différents interlocuteurs internes et externes. PROFIL RECHERCHÉ : Le poste à pourvoir est un poste d'adjoint administratif à plein temps. Qualités requises / Compétences - Bac minimum - Formation administrative -Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Zimbra) - Connaissance souhaitée des logiciels C-Page I / SILLAGE - Qualités relationnelles et d'écoute - Discrétion, respect du secret professionnel - Sens pratique et maîtrise de soi - Ponctualité, esprit d'équipe Contraintes du poste -Poste lié à l'activité de l'hôpital : 24h/24 et 365j/365 - Horaires en roulement : 6h45/14h17 - 13h45/21h17 - 21h05/6h50 en alternance avec une équipe de 7 agents ponctuellement horaires en journée : 8h30/16h30 ou 9h/17h - La période de nuit représente 7 nuits sur 2 semaines toutes les 7 semaines. - Adaptation du planning en fonction des absences (maladie, congés) pour assurer la continuité du poste Mme Gaëlle HOMBERG
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