Sécrétaireh/f

Rejoindre Horizon Amitié c'est intégrer l'une des plus importantes et dynamiques associations du secteur social du Bas-Rhin (20 services, 18 millions d'euros de budget annuel), un acteur dont l'expertise est reconnue par les services de l'Etat sur le territoire, c'est faire partie d'une organisation de 250 salariés qui œuvrent au quotidien autour d'une mission commune : l'accompagnement et la réinsertion de personnes en grande difficulté sociale. 250 salariés c'est autant de profils et d'expériences différentes car nous donnons notre chance à de nombreux parcours, qu'ils soient jeunes diplômés ou seniors.
Pour nous découvrir davantage, rdv sur notre site internet www.horizonamitie.fr, sur notre page instagram @horizonamitie et sur notre chaîne youtube @horizonamitieassociation8725
L'Association Horizon Amitié recrute dès que possible en contrat à durée déterminée à temps plein, pour son service CAES, un ou une secrétaire avec expérience.
En collaboration avec le Chef de Service, et en lien avec l'équipe socio-éducative, la personne sera particulièrement chargée de :

- Accueil téléphonique des personnes s'adressant au service,
- Gestion du courrier (réception courrier, rédaction courriers + rapports),
- Prise de notes, comptes-rendus de réunion, notamment réunions d'équipes,
- Gestion des flux en lien avec la CDS, déclaration des places sur le DNA, mise à jour des plannings Outlook d'entrées et sorties sur 2 sites, suivis des entrées et sorties en vue des statistiques, préparation des dossiers d'admission, mise à jour quotidienne du tableau de suivi d'occupation du service,
- Effectuer les statistiques hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles et annuelles et les envoyer aux partenaires, mettre à jour des tableaux de bords et les indicateurs d'activité du service (journées réalisées, indicateurs banque alimentaire, impératifs de service tels que tableau suivi de logements, suivi des Travailleurs Sociaux),
- Tient à jour les dossiers des logements du service dans lesquels les personnes sont hébergées (baux, état des lieux, assurance, contrat de maintenance chaudière…),
- Participation à la rédaction du rapport d'activité,
- Suivi des commandes, des règlements des factures, gestion des fournitures du service,
- Suivi de la caisse,
- Préparation des contrats de séjour,
- Préparation des listes des sorties quotidiennes et transmission des listes quotidiennes de présence aux agents de nuit et au cadre d'astreinte,
Calcul et saisie des éléments de paie en lien avec le CDS pour transmission au service RH,
- Suivi des remplacements lors d'absence d'agents de nuit en lien avec le chef de service et la coordinatrice,
- Ouverture des tickets à destination du service informatique pour les dysfonctionnements liés à l'informatique et à la téléphonie ainsi que pour les accès.
- Grande rigueur, conscience des impératifs et des délais
- Travail dans l'urgence, adaptabilité
- Bon niveau de français écrit
- Aisance avec les données chiffrées, tableaux de statistiques
- Maîtrise de l'outil informatique exigé
- Bon relationnel, esprit d'équipe et de confidentialité

Rémunération selon convention collective NEXEM CHRS.
Travail de 35H/semaine sur 4, 4,5 ou 5 jours,
Congés payés + RCS (avec la possibilité d'en épargner une partie sur un Compte Epargne Temps)
Ordinateur portable, téléphone mobile
Mutuelle et prévoyance intéressante
Véhicules de service
Remboursement frais de transport à 50%