Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi - Assister la direction et les responsables de service dans l'organisation du travail, notamment dans la gestion administrative.
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif
- Assurer le secrétariat courant de la direction
- Suivre et gérer les dossiers confiés Missions / conditions d'exercice MISSIONS PRINCIPALES
GESTION ADMINISTRATIVE DE LA DIRECTION
* Gestion de l'agenda de la direction et organisation des réunions (ordre du jour, compte-rendu)
* Classement et archivage des dossiers
* Suivi d'outils pour la gestion des services (tableau de bord, etc.)
* Gestion des actes administratifs (suivi des délibérations et notes de synthèse, décisions, conventions, etc.)
* Appui à la réalisation de support de présentation
* Gestion des stocks de fournitures de bureau pour l'ensemble des services de la Direction
RELATIONS AVEC LE PUBLIC ET LES USAGERS
* Accueil téléphonique et physique du service
* Gestion du e-parapheur et iXBus-courrier entrant
* Rédaction et suivi des courriers aux usagers en lien avec les services
* Réalisation et analyse des questionnaires de satisfaction
* Suivi du déploiement de l'outil Concerto, implication dans le déploiement des nouveaux projets
APPUI ADMINISTRATIF AUX SERVICES DE LA DIRECTION
* Gérer l'interface avec les services municipaux notamment les services techniques
* Soutien administratif aux services de la direction
* Contribution à la gestion et au suivi des dossiers de prestations CAF, des conventions d'objectifs et de financement, ainsi que des dossiers de demandes de subventions et des dossiers PMI pour les établissements d'accueil du jeune enfant (EAJE)
* Organisation et suivi du conseil des parents des EAJE
* Élaboration du bilan d'activité annuel de la direction et synthèse des bilans des services
* Appui à l'organisation des grands évènements portés par la direction : soirée des réussites, cérémonie des enseignants, rencontres avec les directions scolaires...
* Appui à la préparation des kits de fournitures scolaires, dictionnaires, organisation pratique des distributions...
* Appui à la gestion des demandes des écoles (boîte directions écoles)
CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE
* Emploi temps plein
* Cycle de travail : 37 heures
AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL
* Ambiance chaleureuse
* Prise en charge à 75% des frais de transport en commun
* Restaurant municipal
* Télétravail possible
* Congé menstruel pour les agentes concernées
* Participation jusqu'à 25? pour mutuelle santé et prévoyance
* Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc. Profils recherchés Expérience : Des expériences sur des postes similaires seront un plus.
Connaissances :
* Connaître les techniques de secrétariat et les règles de l'expression orale et écrite de qualité
* Connaître l'organisation d'une collectivité territoriale et les missions d'une direction Enfance Jeunesse
* Maîtriser les outils informatiques : Word, Excel et les différents logiciels
* Créer des outils de planification et de suivi
* Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Organisation et gestion du temps de travail
* Capacité à transmettre l'information
Compétences :
* Sens du service public et sens de l'accueil
* Qualités relationnelles, capacité d'écoute
* Rigueur dans la gestion des dossiers
* Disponibilité, discernement
* Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
* Esprit d'équipe et aptitude au travail en équipe
* Sens de l'initiative et de l'autonomie
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