Adjoint administratif à 50 %

Aix-les-Bains /
Secrétariat de direction /
Temps de travail: 50 % (60 % annualisé) /
CDD

1° Poste et Missions

Un poste d’adjoint administratif à 50% (60% annualisé) est disponible à la direction du site d’Aix-les-Bains, pour une durée minimum de trois mois (possible pérennisation du poste).

2° Activités

Direction du site (en lien avec les Affaires Générales, la Direction Générale et les Affaires Financières) :

- Relations avec les usagers : Accueil physique et téléphonique (réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques)

- Réception, enregistrement, traitement du courrier postal et électronique (rédaction/mise en forme) ainsi que gestion du courrier au départ (saisie, mise en forme, diffusion, classement et archivage des courriers)

- Gestion et suivi de l'agenda de la direction du site exerçant sur le site d’Aix-les-Bains : programmation des rendez-vous / réunions

- Supervision du logiciel de réservation de la boîte à clef

- Rédaction et/ou diffusion des notes d’information et de service

- Suivi des dossiers relevant de la direction du site

- Rédaction et mise à jour de documents, procédures relatifs à la direction du site

- Mise à jour régulière et préparation hebdomadaire de la mallette de garde administrative dématérialisée

- Gestion des logements et de leur occupation : remise des clés, établissement contrat de location, état des lieux, contact avec l'équipe d'entretien, la lingerie et les services techniques, mise à jour et diffusion de l'occupation des logements, établissement mensuel des factures logement

- Commande des fournitures de bureau et papeterie pour le bâtiment administratif

- Etat et liquidations des sommes à payer pour le GIE IRM

Gestion des affaires médicales (en lien avec la Direction des Affaires Médicales) :

1. Internes en médecine : mise à jour du dossier d’accueil tous les semestres, planification et mise à jour des gardes et suivi d’activité dans l'EGTT, gestion de l'internat
2. Eléments de rémunération du personnel médical : saisie des éléments variables mensuels de paie, astreintes, frais de déplacements
3. Suivi de l'absentéisme : transmission à la DAM, enregistrement en GED
4. Etablissement, diffusion et mise à jour des tableaux de la permanence du site
5. Gestion du personnel intérimaire : transmission des besoins aux agences d’intérim, suivi/relances des besoins, suivi des fiches d’évaluation et des fiches d'heures, mise à jour des plannings (Radio et EGTT), gestion des ordres de mission, mise à jour tableau RIST, mise à jour mensuel du dossier de certification des comptes, suivi et liquidation des facturations des frais d'intérim, réservation et suivi des besoins de logement

Gestion du pôle Direction des Soins (en lien avec la Direction des Soins) :

6. Planification des stages (soignants, médico-tech) : réponses, planification, suivi des conventions en lien avec les partenaires extérieurs
7. Relation avec les cadres de services et les établissements scolaires/universitaires

a) Mobilité

8. Recueillir les candidatures, les classer et assurer le suivi des réponses de manière informatique.
9. Convoquer les candidats aux entretiens par téléphone.
10. Rédiger les courriers réponse, les mettre à la signature du directeur des soins et les diffuser.

b) Gérer les agendas des CSS de la DS : prendre les RDV agents pour autres motifs que la mobilité

c) Gérer les réunions mensuelles d'encadrement

11. Fixer les dates sur l'année
12. Appeler les intervenants pour s'assurer de leur disponibilité et de l'envoi du support
13. Diffuser l'ODJ à l'encadrement par mail
14. Archiver les supports dans le dossier partagé

3° Organisation

Cet emploi est placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur du site d’Aix-les-Bains

4° Temps de travail - Horaires

Le temps de travail est organisé du lundi au vendredi.

Contraintes particulières :

- En présence du binôme, le poste est organisé de la façon suivante :

15. Lundi – Mardi – Jeudi – Vendredi : 8h0 – 12h
16. Un mercredi sur deux de 8h0 à 16h30

- En l'absence du binôme (7 semaines dans l'année) : 8h – 16h30, avec une pause méridienne d'1h00

- L’amplitude et le temps de travail peut varier selon les nécessités de service

- 25 CA + 8 RTT

5° Compétences requises

Cet emploi exige les compétences suivantes :

- Maitrise des applications informatiques : Word, Excel, Outlook, PowerPoint

- Etre en capacité de prioriser et d’orienter les demandes des interlocuteurs internes et externes

- Etre capable de mobiliser ses connaissances de l’organisation du centre hospitalier pour apporter des réponses adaptées

- Capacités d’organisation et de planification des tâches et missions confiées

- Capacité d’adaptation

- Avoir le gout du travail en équipe

- Avoir le sens de l’accueil

- Respecter la confidentialité et la neutralité