Véritable pilier stratégique de la direction générale, vous savez anticiper les besoins, comprendre les priorités et traduire les directives de manière précise.
Votre rigueur et vos qualités d’organisation vous permettent de faire face aux imprévus et de gérer la grande diversité des activités et dossiers dans un climat serein.
En binôme avec une collègue assistante de direction, vous assurez :
- L’organisation de la vie professionnelle de la Direction Générale des services et du Secrétariat général : gérer et optimiser l’agenda en fonction des priorités et des contraintes de la DGS, organiser et coordonner des évènements, préparer des dossiers des rendez-vous, organiser des déplacements
- L’accueil physique et téléphonique du secrétariat : renseigner et orienter les interlocuteurs ; traiter les courriers ; recevoir, filtrer et transmettre les messages
- Le suivi des projets et des activités de la direction : gérer et suivre les instances internes (CODIR, comité des directions, bureaux…), traiter et mettre à jour les informations (tableaux de bord…), classer et archiver les dossiers
- L’interface avec les directions et les partenaires : coordonner en toute confidentialité et dans une relation de confiance avec la DGS les relations entre les directions et les partenaires
Vous êtes force de proposition pour optimiser, dans une perspective d’amélioration continue, le secrétariat de la DGS et du secrétariat général. A ce titre, vous participez, par exemple, au comité de projet portant sur la Gestion Electronique des Correspondances ainsi qu’aux réflexions menées autour de l’usage de l’IA.
Vous pouvez être amené(e), en fonction de la charge de travail du pôle Assemblées, à participer de manière ponctuelle à la préparation des instances sous la coordination de la responsable du pôle : suivi des dossiers inscrits à l’ordre du jour, assistance aux directions opérationnelles, collecte et vérification des documents, constitution et envoi des dossiers de séance.
Outre une expérience réussie sur cette fonction, vous déployez sur votre poste les compétences suivantes :
SAVOIR-FAIRE
* Posséder des qualités d’expression écrites et orales et notamment une orthographe impeccable
* Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs
* Posséder une vision et une compréhension des enjeux et des dossiers
* Savoir synthétiser, analyser et contrôler des informations, des données, un document
* Organiser les activités en identifiant les priorités et en tenant compte des contraintes et des échéances, identification des urgences
* Contribuer à la continuité de service en veillant à la recherche de solutions, au partage des informations et à la remontée d’éléments sensibles
* Si possible, connaître le fonctionnement des collectivités
SAVOIR-ETRE
* Forte discrétion attendue
* Être organisé·e, méthodique et rigoureux·se
* Faire preuve de discernement, de curiosité, d'autonomie et d'adaptation
* Posséder un esprit positif et constructif face aux aléas et pics d’activité
* Savoir faire preuve de réactivité et de dynamisme
* Savoir et aimer travailler en équipe,
* Comprendre et se faire comprendre d’interlocuteurs variés
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