Office manager / responsable administratif et financier (h/f)(1-2 jours/hebdo) - freelance

Description du poste

Taux journalier (TJM): 350€ et 500€ HT (420€-600€ TTC)
Pour la Fondation Hippocrène, je recherche un(e) office manager - responsable administratif et financier (H/F) en freelance. Mission hybride de 1 à 2 jours par semaine. Paris 16ème.
Depuis 1992, la Fondation Hippocrène œuvre pour la construction de l’Europe par la jeunesse. Fondation reconnue d'utilité publique, familiale et indépendante, elle finance des projets éducatifs, culturels et citoyens favorisant l'engagement des jeunes, le dialogue interculturel et la mobilité en Europe. Depuis 2009, elle est fondation abritante et abrite actuellement deux fondations : la fondation de la mer et la fondation EU-Topia.
Nos programmes : Le Prix Hippocrène de l’éducation à l’Europe qui récompense chaque année les meilleurs partenariats européens portés par des établissements scolaires ; le prix Inspiring Young Europeans qui apporte une dotation et un accompagnement à des associations françaises qui veulent s’européaniser.
Suite au départ de notre chargée de projets pour congé maternité, nous recherchons un(e) Office Manager / RAF en freelance pour maintenir notre dynamique et l’accompagnement de nos projets associatifs.
Rattaché(e) à notre Directrice, vous pilotez l'ensemble des fonctions support (finance, admin, RH) pour une équipe de 3 personnes passionnées.
PILOTAGE FINANCIER & BUDGÉTAIRE (35% du temps)
Principales tâches :
• Piloter la pré-comptabilité : collecte mensuelle des pièces et transmission au cabinet comptable via l’outil mycompanyfiles.
• Garantir la qualité de la comptabilité analytique
• Assurer le suivi budgétaire régulier et analyser les écarts
• Préparer les paiements fournisseurs et gérer les notes de frais
• Coordonner la clôture annuelle des comptes avec le cabinet comptable, les commissaires aux comptes et la direction (d’avril à juin)
Ce qui est attendu de vous :
·Rigueur et intégrité : vous nourrissez la confiance avec toutes les parties prenantes
·Capacité d’analyse et esprit critique : pour évaluer les risques et fiabiliser les données
·Compréhension des enjeux analytiques
·Maîtrise d’Excel
GESTION ADMINISTRATIVE (25% du temps)
Principales tâches :
•Gérer la relation avec les donateurs et suivre les dons
• Emettre les reçus fiscaux (campagne en avril/mai et lors du dîner de gala annuel)
• Piloter les déclarations règlementaires annuelles spécifiques aux organisations reconnues d’utilité publique (une fois/an)
• Superviser le processus de signature des projets européens
Ce qui est attendu de vous :
·Excellence relationnelle : vous savez écouter avec finesse et adapter votre communication (écrit/oral)
·Organisation sans faille : vous respectez les échéances sans compromis sur la qualité
·Attention aux détails et écriture irréprochable
GESTION DES INSTANCES (20% du temps)
Principales tâches :
• Conseil d’Administration : organisation, participation et rédaction du PV (2 réunions/an) (juin/décembre)
• Bureau : organisation (2 réunions/an)
Véritable chef d’orchestre, vous rythmez les temps forts stratégiques de la fondation avec maestria.
OFFICE MANAGEMENT (10% du temps)
• Etre le contact privilégié du support IT, des prestataires et des fournisseurs
• Structurer et optimiser les processus administratifs
• Garantir la bonne tenue des dossiers et conservation des documents (essentiellement en dématérialisé)
Ce qui est attendu de vous :
·Priorisation : vous faites preuve de bon sens et d’autonomie
·Diplomatie et négociation : vous créez des collaborations fructueuses avec toutes les parties prenantes
ADMINISTRATION DES RICHESSES HUMAINES (10% du temps)
Principales tâches :
• Superviser la paie en relation avec le cabinet : collecte des variables, vérification des bulletins, préparation des paiements
• Gérer la commande mensuelle de titre repas
• Etre le (la) référent(e) des organismes de mutuelle, prévoyance, OPCO, médecine du travail
Ce qui est attendu de vous :
· Discrétion : vous gérez les données sensibles et confidentielles avec professionnalisme
· Exemplarité et neutralité dans vos postures et votre communication
· Adaptabilité : vous trouvez des solutions opérationnelles


Profil recherché

Votre parcours :

· Formation : Bac +3 - Bac +5 en gestion, finance, comptabilité, audit ou équivalent
· Expérience de 5-6 ans minimum sur une fonction similaire
· Expertise : gestion analytique, construction et suivi budgétaire, analyse des écarts, suivi d’échéances clefs
· Outils : maîtrise de la suite MS Office dont un niveau avancé d’Excel

Ce qui vous démarquera :

* Un intérêt marqué pour les enjeux européens et la sensibilité à l’intérêt général

* Une expérience au sein d’une fondation, d’une fondation abritante ou dans le secteur associatif/de l’ESS

* Une expérience démontrable dans la comptabilité analytique

Nous vous proposons :

· Une mission stratégique aux côtés de la Direction
· Flexibilité : 1 à 2 jours/semaine selon les pics d’activité
· Un TJM attractif : 350€ et 500€ HT (420€-600€ TTC)
· Mode hybride : mixte présentiel (Paris 16ème)/distanciel à définir selon les besoins
· Durée : plusieurs mois
· Impact : contribuer à des projets qui construisent l’Europe de demain

Envie de nous rejoindre ?

• Merci de nous adresser vos CV et lettre de motivation à : gaud@dafnature.com jusqu’au 20/03/2026 au soir au plus tard.

Déroulé du processus de recrutement :

• Etape 1 : entretien métier en visio avec notre consultante externalisée semaine du 23 au 27 mars
• Etape 2 : entretien avec la directrice dans nos locaux (12 Rue Mallet-Stevens, 75016 Paris)
•Début de la mission : fin mars/début avril