Coordinateur/coordinatrice administratif

Contexte du recrutement et définition de poste

La DGA Grands Projets et Transports est composée de 4 directions (dont une déléguée) et de 2 missions :

La Direction des infrastructures de Transports qui réalise les grands projets d’infrastructures de transports collectifs de la métropole Nice Côte d’Azur. Elle comprend également 4 missions :

- SOVM qui a en charge le projet de sortie ouest de la voie Mathis vers l’autoroute.

- Tunnels qui met en sécurité les tunnels de la Métropole Nice Côte d'Azur.

- LNPCA qui s’occupe du pilotage stratégique de la Ligne Nouvelle Provence Côte d’Azur.

- Mission Téléphérique et transports par câble.

La Direction de l’accompagnement et de la coordination des grands projets.

La Direction déléguée à la mobilité durable qui comprend 2 directions :

- La direction des déplacements et du stationnement en ouvrage.

- La direction des transports et de la mobilité durable.

La Direction administrative et financière (DAF) qui a vocation à accompagner les directions opérationnelles sur tous les domaines administratifs (budget, finances, RH, marchés, instances diverses, juridique, …).

La Mission UNOC qui a vocation à piloter les aménagements nécessaires à l’accueil de ce congrès international en juin .

La Mission Promenade du Paillon qui a pour objectif de mener à bien le projet global de prolongement de la Promenade du Paillon en centre-ville de Nice, y compris les projets connexes à la réalisation du parc.

En qualité de Coordinateur administratif vous :

1. Serez un appui au directeur de projet pour tous les aspects administratifs et financiers liés au projet.
2. Serez un appui auprès du Directeur de projet et des chefs de projets du suivi des marchés et leur exécution.
3. Prendrez en charge la rédaction des délibérations et des autres actes administratifs (conventions, etc.).
4. Assurerez le secrétariat de la Commission d’Indemnisation et d’Accompagnement des commerçants riverains du projet.
5. Assurerez la bonne circulation des informations entre les intervenants du projet (services de la VDN, MOE, entreprises…) et au sein de l’équipe projet.
6. Contrôlerez et sécuriser les procédures.
7. Seconderez le Directeur de projet sur les relations entre les opérateurs économiques du chantier, les chefs de projets, l’Administration de la DGA et notamment la DAF.
8. Serez un relai entre le Directeur de projet et la DAF de la DGA sur tous les aspects administratifs et financiers du projet.

MISSIONS PRINCIPALES :

Vous constituerez un appui solide au directeur de projet sur les volets administratifs et juridiques.

* Contribuer au contrôle et à la consolidation des marchés :

9. Prendre en charge le suivi général des calendriers et le suivi des délais, la coordination et l'interface entre l’équipe projet et la DAF.
10. Aider à la rédaction des pièces administratives des marchés (DCE, RAO, avenants, etc.).
11. Suivre la programmation des marchés et la mise à jour de la fiche OPTR.
12. Contrôler les pièces d’exécution des marchés en lien avec la DAF (ordres de services, modifications de marchés, reconductions éventuelles, etc.) et coordination avec le service d’exécution comptable.

* Prendre en charge le volet rédactionnel suivant :

13. Préparer les instances, suivre les plannings, rédiger les délibérations et toutes autres pièces nécessaires.
14. Préparer les notes d’informations sur le projet à l’attention des élus, du cabinet, de la direction générale, élaborer et mettre à jour des éléments de langage et des fiches.
15. Rédiger les conventions.
16. Courriers et réponses aux courriers.

* Assurer le secrétariat de la Commission d’indemnisation et d’accompagnement (CIA) des commerçants :

17. Réceptionner les demandes d’indemnisation des demandeurs.
18. Coordonner et suivre les demandes aux différentes étapes d’expertises.
19. Préparer les Commissions d’indemnisation et d’accompagnement.
20. Piloter un marché d’assistance à la CIA.

* Assurer la tranversalité sur les dossiers administratifs au sein de l’équipe projet ; assurer la circulation des informations sur les dossiers administratifs avec les services support de la DGA, de la ville de Nice et les intervenants extérieurs.

* Contribuer à la consolidation du budget de l’opération et au contrôle et suivi de son exécution financière :

21. Contribuer à la préparation du budget de l’opération, au suivi du coût de l’opération et à la rédaction des notes d’arbitrages et argumentaires.
22. Assurer le suivi des outils de pilotage NOVAZUR : mise à jour, contrôle de la requête en lien SEDIT(contrôle de cohérence), coordination de l’équipe projet sur l’interface.
23. Contribuer à la sécurisation des procédures d’exécution comptable (service fait, analyse de dossiers divers transmis par le MOE ou les entreprises).
24. Assurer le respect des règles internes de sécurisation des paiements et consolider les dossiers si nécessaire (établissement de pièces).

MISSIONS PONCTUELLES :

25. Aider à la coordination générale du projet et au management de projet auprès du Directeur.
26. Contribuer au reporting du projet et à la formalisation des arbitrages requis (fiches, projets et rapports d’activité, etc.).
27. Coordination RH : planning des congés équipe P2P, autres demandes ponctuelles.
28. Venir en appui à la rédaction des dossiers de demandes de subventions et contribue à la préparation des appels de fonds et soldes de financements.

Profil recherché

Ce poste s'adresse à un agent de catégorie A de la filière administrative.

Expérience : Expérience dans des services de maîtrise d’œuvre, d’ouvrage, de pilotage ou de conduites d’opérations acquis en collectivité, SEM, SPL, Etablissements Publics d’Aménagement ou l’Etat.

Domaine de diplôme : gestion, droit public, finances publiques, administration générale.

Compétences :

- Posséder des connaissances en finances publiques et droit public.

- Posséder de solides qualités rédactionnelles et de synthèse.

- Capacité à prioriser et à élaborer des outils d’aide à la décision.

- Connaître l’utilisation de logiciels standards et/ou métier.

- Maîtriser les procédures administratives associées à la fonction.

- Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ou connues.

- Connaître l'organisation fonctionnelle de la ville de Nice et de la Métropole et suivre son évolution.

- Adapter sa communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations et de la qualité des interlocuteurs.

- Travailler en réseau et en transversalité, connaitre les fondamentaux de la conduite de projet.

Qualités :

- Qualités rédactionnelles et de synthèse.

- Organisation, rigueur et rapidité.

- Sens du travail en équipe notamment en mode projet.

- Dynamisme et disponibilité.

- Autonomie.

- Aisance avec l'outil informatique.

- Discrétion.