Description du poste
Au sein de CACEIS en France, un assistant est recherché pour accompagner la ligne métier Fund Administration et le Group Head of operational Line Fund Administration (HOL), en charge de cette ligne métier pour le groupe CACEIS.
A ce titre, vous assistez le HOL et lensemble des collaborateurs de la ligne métier Fund Administration sur toutes les tâches dorganisation de lactivité et les tâches administratives. Pour ce faire, vous savez identifier et gérer les priorités. Vous assurez linterface avec lensemble des interlocuteurs internes et externes. Votre périmètre dintervention peut varier selon lactivité (du suivi administratif à la contribution voire à la gestion de certains dossiers).
Vos principales missions sont :
Support à la ligne métier Fund Administration
1. Gestion des agendas
2. Organisation des réunions internes / externes / transverses
3. Mise à jour des organigrammes
4. Pilotage/suivi de la RoadMap (KPI) de lADF France et Groupe
5. Préparation et organisation du Comité de Direction de lADF (gestion des supports de réunion, assurer la mise en forme et/ou la réalisation des supports, rédaction du CR)
6. Gestion des compte-rendu de réunions
7. Gestion du SharePoint de lADF France et animation et coordination avec les filiales internationales
Assistanat du Group Head of operational Line Fund Administration
8. Gestion de son agenda complexe et mouvant
9. Planification de ses déplacement internationaux
10. Recueil et filtre des appels internes et externes à destination du HOL
11. Classe les emails et lalerte selon les priorités
12. Rédige tout ou partie de la correspondance usuelle
13. Organisation des rendez-vous internes et externes
14. Développe et entretient une relation de confiance avec les collaborateurs en relation fréquente avec le HOL / les équipes FA
Réalisation de tâches administratives
15. Assure le suivi administratif des dossiers, le classement et larchivage de son manager / des équipes
16. Gère léconomat, les demandes déquipement et daccès
17. Traite les notes de frais et contrôle les factures
18. Trie et distribue le courrier
19. Suit les présences et consolide les plannings de congés
20. Gère les commandes de fournitures
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