Secrétariat du DGS et DGA Ressources : Préparer, gérer et assurer le suivi des assemblées délibérantes, d’actes administratifs et ses recueil Traitement des mails, appels et gestion du courrier internes et externes Gestion des agendas et accueil du public ayant RDV auprès du DGS, DGA Ressources et élus Préparation des dossiers pour les réunions et suivi des affaires en cours Assurer un lien avec les Directeurs de la DGAR Constituer des dossiers d’archives de la direction générale Suppléer en cas d’absences l’assistante de Mme Le Maire : reprise des lignes téléphoniques, gestion du courrier et affaires courantes. Organisation du Conseil Municipal : Gérer le secrétariat courant du Conseil municipal : Préparation des séances, des relectures et des calendriers de commissions Élaboration des projets d’ordre du jour avec les DGS-DGA, réception des notes et projets de délibération, préparation et transmission des dossiers (Élus, Directions, Cabinet) Affichage public (Voûte-Ville-Web) Participation aux séances, traitement et diffusion des délibérations, décisions et compte-rendu (Élus, Préfecture et services concernés) Enregistrement et télétransmission des actes et arrêtés, élaboration des recueils et des registres des actes administratifs. Secrétariat des Élus : Assurer l’accueil du public Gérer le secrétariat courant des Élus : gestion des appels, des agendas, des plannings de congés et réception du courrier Organiser les astreintes des Élus, les célébrations des mariages et remplacements Gestion des déplacements et les formations des Élus en collaboration avec le Cabinet.
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