Descriptif du poste:
Au sein de la Direction de la Qualité de la Performance et de l'Innovation, vos missions seront les suivantes :
En tant qu'Apprenti, vous serez placé sous l'autorité du responsable du département «Qualité et Signalements». Vous contribuerez à la mise en place d'un système de gestion documentaire au sein de la Direction de la Qualité de la Performance et de l'Innovation (DQPI) de l'ARS Grand Est. La mission consiste à définir la politique et à mettre en place un système de Gestion documentaire. Dans ce cadre, vous:
* Assurerez la définition et la conception d'un système de gestion des documents au sein de la direction:
* Définition de la politique
* Formalisation de la procédure de gestion documentaire (définition des modalités de création, de validation, de diffusion, de suivi et de mise à jour des documents)
* Elaboration de la matrice des documents et définition de la charte graphique,
* Création d'un système de nomenclature et définition des règles à suivre pour l'identification et le nommage des documents
* Choix d'un outil de gestion documentaire (choix de l'outil, définition d'un espace de stockage, conditions d'accessibilité, création d'un répertoire et d'un tableau de suivi des documents)
* Assurerez la gestion du système documentaire au quotidien:
* Appui aux départements de la DQPI pour l'intégration des documents existants et la rédaction des nouveaux
* Vérification de la cohérence du document, de sa mise en forme et de sa nomenclature
* Appui pour la validation du document par le responsable
* Enregistrement du document dans l'espace dédié
* Communication des documents aux personnes concernées par la mise en application
* Participation au test de mise en application du document si nécessaire
* Contribution à l'enregistrement et à l'archivage des documents
* Définition de la périodicité de mise à jour des documents
* Réaliser la formation des agents à l'utilisation du système de gestion documentaire. S'assurer de la mise en œuvre et de la bonne conformité des procédures. Et apporter si besoin des améliorations au système.
* Participer aux travaux de formalisation des processus qualité nécessaire au fonctionnement des départements. Identifier les besoins en matière de gestion documentaire. Et rechercher des solutions adaptées.
Autre mission:
* Vous pourrez participer à différents groupes de travail sur les sujets en rapport avec les missions de la DQPI notamment sur la partie Qualité.
Profil recherché:
Savoir :
· Gestion de projet
· Gestion documentaire
· Processus qualité
Savoir-faire :
· Synthétiser et analyser
· Faire preuve d'adaptation
· Faire preuve de discrétion professionnelle
· Travailler en équipe
· Utiliser les outils bureautiques
Savoir-être :
· Autonomie et méthode
· Réactivité et rigueur
· Force de propositions
Experience: Débutant accepté
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale
L'ARS GRAND-EST, une agence au service de la santé des habitants
L'ARS représente les ministères chargés de la santé et de l'autonomie. Elle assure le pilotage régional de la santé et garantit la mise en œuvre cohérente et efficace de la politique nationale sur son territoire en lien avec un solide réseau de partenaires.
Elle soutient des actions de prévention, organise l'offre de santé, assure la veille et la sécurité sanitaire. Elle est composée de professionnels aux pro...
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