En coopération avec le responsable technique, l'assistante administrative du service maintenance gère la planification, le suivi des demandes ainsi que la tenue à jour des documents nécessaires au bon fonctionnement du service. Elle rend compte au directeur du fonctionnement du service et tous les dysfonctionnements.
Activités principales
Organiser, planifier, suivre le travail de maintenance
- Elaborer le planning de maintenance préventive et corrective des différents équipements, matériels en gérant les priorités, la sécurité et les contraintes de la clientèle, avec l'aide ou non d'un système de GMAO (gestion de maintenance assistée par ordinateur)
- Suivre le bon déroulement des opérations de dépannage depuis l'identification du besoin (appel client, retour technicien .) jusqu'à la facturation.
- Faire les demandes de devis auprès des fournisseurs de pièces et d'outils.
- Tenir à jour le portefeuille de clients (intégration des nouveaux contrats dans le planning maintenance etc..)
- Editer les devis et assurer le suivi auprès des clients par une relance hebdomadaire
- Tenir à jour les documents d'analyse des performances qualitatives et quantitatives du service maintenance
- Organiser les réunions de travail hebdomadaires
- Assister le responsable technique dans le suivi des documents de maintenance (suivi des véhicules, suivi des cahiers de site ...)
Animer son équipe
- Organiser les équipes, les gérer administrativement, les animer
- Leur apporter un appui administratif
Résultats attendus
- Au niveau maintenance : qualité des interventions, délais assurés, diminution des dépannages d'urgence
- Au niveau équipe : bonne organisation et bon climat social
Conditions d'exercice du métier
Autonomie et responsabilité
Autonome pour la réalisation de sa mission dans le cadre du budget, elle est responsable d'assurer avec son équipe, les meilleures conditions de fonctionnement des différents équipements et systèmes du parc de maintenance de l'entreprise.
Moyens et ressources
Equipements informatiques et de communication pour gérer la maintenance, ses informations, et être toujours joignable.
Gestion d'une documentation le plus souvent numérisée : références, schémas, plans, dossiers techniques, plannings, budgets, etc.
Relations internes et externes
Travail en équipe avec ses techniciens et les responsables des autres services : achats, travaux neufs, comptabilité.
Relations externes avec les fournisseurs, prestataires et constructeurs.
Environnement de travail
elle travaille depuis les locaux de l'entreprise. Elle peux être amenée à se déplacer sur les sites de maintenance.
Les horaires sont réguliers
Compétences requises
Compétences spécifiques
- Maîtriser les principes de la climatisation
- Elaborer un planning prévisionnel de maintenance : anticiper, planifier et gérer les priorités
- Gérer une équipe : planning, congés, formation, évaluation
- Animer et coordonner une équipe ou des équipes parfois importantes
- Organiser, s'organiser avec rigueur et logique
- Gérer un projet d'amélioration ou d'investissement
- Négocier avec des fournisseurs
Elaborer et suivre des tableaux de bord, des plannings
- Compétences transversales
- Actualiser ses connaissances technologiques et s'adapter en permanence
- Assister ou conseiller le responsable maintenance
- Communiquer avec des interlocuteurs variés
- Résister à la pression des utilisateurs
- Travailler en équipe
- Etre disponible
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