Gestionnaire administratif pour l'école doctorale smemag

La Direction des Formations de CentraleSupélec recherche un Gestionnaire administratif (F/H) pour son Ecole Doctorale.Les 21 écoles doctorales de l’Université ParisSaclay, dont est membre CentraleSupélec, organisent le doctorat. En relationavec les laboratoires de recherche qui accueillent les doctorants, elles sontchargées de l’inscription et de la réinscription du doctorant ainsi que lesuivi du travail du doctorant, en soutien au directeur de thèse. L’école doctorale SMEMAG rassemble notamment les doctorantstravaillant dans le domaine des Sciences Mécanique, del’Energie et desMatériaux pour l’Ingénierie (SMEMAG). Elle se positionne autour d’équipes derecherche ayant une démarche qui s’inscrit dans un échange permanent entremodélisation, simulation numérique, expérimentation, conception, etoptimisation de systèmes dans un contexte industriel, environnemental, etsociétal où de nombreux défis sont à relever tant sur le plan fondamental quedu point de vue applicatif.

Placé(e) sous l’autoritéhiérarchique du Directeur de L’Ecole Doctorale SMEMAG, vous l’assisterez ainsique les doctorants dans l’organisation et la gestion de l’ED. Votre missionprincipale sera d’assurer la gestion administrative (secrétariat, inscriptiondes doctorants, gestion des formations de l’ED et communication de l’ED) etbudgétaire (suivi des vacations, frais de fonctionnement) d’une école doctoraleen appliquant des procédures dédiées.

Vous faciliterez aussi leséchanges et le partage d’informations en assurant rôle d’interface auprès desinterlocuteurs internes (notamment les doctorants) et externes.

Employé(e) parCentraleSupelec, vous serez intégré(e) dans la Graduate School Science del’Ingénierie et des Systèmes de l’Université Paris Saclay et vous serez eninteraction directe avec la Maison du Doctorat.

A ce titre, les activités principales seront lessuivantes:

Appui à la direction de l’ED

* Être l’interlocuteurprivilégié des services supports de l’école;
* Gestion de l’agenda duDirecteur;
* Organisation logistique destemps forts de l’ED (Journée de Rentrée, Conseils de l’ED, Comités deDirection, Réunion avec les directeurs d’Unité de recherche): réservationdes salles, commande du repas, information par mail, mise à jour des supports,définition des «Ordre du jour» en concertation avec le directeur del’ED…;
* Suivi des demandes departicipation financières de l’ED pour les inscriptions aux écoles thématiques;
* Suivi du budget de l’ED enlien avec la gestionnaire de la Graduate School SIS: déclarations desheures complémentaires des formations doctorales en vacations, et frais defonctionnement ;
* Organisation des formations del’ED SMEMAG (environ 15 formations): collecter les propositions, lesfaire passer en Comité de Direction, mettre en ligne dans ADUM le descriptif dela formation, communiquer avec les formateurs, gérer les demandes d’inscription,valider les points de formation, transmettre aux formateurs les bilansd’évaluation, anticiper la reconduction ou non des formations pour l’année n+1;
* Appui à l’organisation desdifférents concours (sélection des dossiers, auditions, suivi des acceptationsou non des contrats doctoraux) : contrat doctoraux programmes blancs, ADI,CDSN, CSC…et autres programmes;
* Mise à jour du site web;
* Réponses par mail et téléphoneaux questions générales sur l’ED;
* Relayer toutes actions decommunication s’adressant aux doctorants de l’ED ou aux encadrants;
* Interagir avec ADUM pouradapter le logiciel de gestion administrative du doctorat en fonction del’évolution de la réglementation.

Appui au pôle «Fluides, Energétique, Procédés»dans la gestion opérationnelle du recrutement des doctorants

* Organisation des auditions derecrutement en thèse et inscriptions en 1ère année de thèse (environ50 nouveaux inscrits en 2025/2026);
* Réinscription annuelle desdoctorants du pôle fluide (environ 100 entretiens en 2025) de l’Ecole doctoraleSMEMAG et planification des entretiens de réinscription avec le directeur dupôle fluide de l’ED;
* Suivi plus approfondi desdoctorants rencontrant des difficultés;
* Accompagnement, réponses auxquestions et conseils aux doctorants et aux directeurs de thèse dans lesdémarches tout au long de la thèse;
* Accompagnement des doctorantset des directeurs de thèse dans les démarches liées à la soutenance:conseils pour la constitution du jury, les procurations pour membres du jury envisio-conférence, récupération des documents originaux de soutenance, suivi desdépôts de manuscrit définitifs et des demandes de fabrication de diplômes;
* Validation ou non desformations hors catalogue: vérification des formations obligatoires, alertepour insuffisance de formations.

Appui à la Maison du Doctorat de l’Université Paris-Saclay

* Relayer les informations de laMaison du Doctorat;
* Archivage des documentsoriginaux de soutenance;
* Remontée des donnéesstatistiques de l’ED (enquête SIREDO, IPDoc…), fiabilisation des données dansles fiches ADUM;
* Participation et contributionà la Cérémonie de Remise de Diplôme annuelle organisée par la Maison duDoctorat.
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