Assistant(e) (h/f)

Environnement du poste
La direction juridique assure l'expertise juridique de l'Agence pour les activités relevant de sa compétence, en lien et avec l'appui de l'ensemble des services de l'Agence :
- Collaboration avec les autres directions et en particulier les directions de la DGMS (Direction Générale en charge de la politique médicale et scientifique) et la mission d'inspection ;
- Coordination des travaux des directions impliquées dans les projets législatifs et réglementaires ;
- Gestion du conseil d'orientation de l'Agence ;
- Rédaction de rapports;
- Gestion des autorisations et des avis relevant de la compétence de l'Agence.

Ainsi, l'Assistant(e) a en charge :
- La gestion des conventions ;
- La gestion des autorisations ;
- Le secrétariat de la direction.


Missions principales
Dans ce cadre et en collaboration avec les juristes et les chargés de projets autorisation, les activités principales de l'Assistant(e) sont les suivantes :

- La rédaction et la gestion des conventions :
- Frappe et adaptation des conventions (publipostage) ;
- Gestion des tableaux de suivi ;
- Suivi financier dans SAP.

- Le suivi et la gestion des autorisations :
- Copie et suivi des dossiers ;
- Rédaction des courriers et décisions ;
- Notification et classement ;
- Recevabilité des dossiers import/export de gamètes et déplacement d'embryons ;
- Saisie des dossiers dans le logiciel AGAAR + mise à jour.

- L'assistanat de la direction :
- Accueil téléphonique, prise de notes, messages ;
- Suivi des dossiers de la direction ;
- Gestion de l'agenda ;
- Organisation de réunions internes et externes ;
- Frappe, mise en forme de documents, courriers, notes, divers + diffusion ;
- Classement des documents de la direction, archivage ;
- Référent(e) mission archive ;
- Demande de travaux (photocopies.) et de fournitures ;
- Gestion de la boite mail « juridique » ;
- Aide à la préparation du conseil d'orientation.

Relations fonctionnelles
- L'Assistant(e) est en relation avec tous les services de l'Agence, et plus particulièrement avec ses responsables.

Spécificités et contraintes du poste
La spécificité du poste tient compte de la nécessité d'assurer le lien entre les 7 membres de la Direction et avec les autres services ou Directions de l'Agence.

Connaissances, compétences et aptitudes
En cours de formation ou diplômé(e) d'un Bac+2, une première expérience en secrétariat ou en assistanat d'équipe de préférence dans le secteur public est appréciée.
Ce poste nécessite de la rigueur, de l'autonomie, une grande aisance relationnelle ainsi qu'un sens avéré de la procédure.
La maîtrise des outils bureautiques est indispensable pour accomplir toutes ces missions.