Assistant(e) du directeur général des services h/f

Ville d’Art et d’Histoire

46000 habitants

Centre Universitaire

Second pôle économique de Bourgogne

Ville centre d’une agglomération de 117 000 habitants

Offre un cadre de vie chaleureux dans un environnement naturel préservé



🎯 Missions principales

Rattaché(e) au Directeur Général des Services (DGS), vous assurez une assistance administrative, organisationnelle et logistique essentielle au bon fonctionnement de la direction et à la circulation de l’information.



🗂️ Activités principales



Gestion administrative et communication


* Réception, traitement et diffusion des informations (courrier, mails, téléphone)
* Rédaction et mise en forme de documents administratifs
* Enregistrement et suivi du courrier via le logiciel Kolok
* Classement et archivage des documents (papier et numérique)
* Mise en place et suivi de tableaux de bord



Organisation et gestion de l’agenda


* Gestion de l’agenda du DGS
* Organisation logistique des réunions (réservation de salles, invitations, commandes)
* Organisation des déplacements du DGS et du Comité de direction
* Élaboration et suivi des plannings et congés (logiciel Incovar)



Appui aux instances de direction


* Préparation des dossiers pour les réunions (ordres du jour, comptes rendus …)
* Participation aux réunions du Comité de direction



Interface et coordination


* Accueil et interface entre la direction et les interlocuteurs internes et externes




Gestion spécifique et logistique


* Traitement des avis de contraventions des collectivités
* Suivi des badges et cartes de stationnement (Q-Park)
* Gestion des télécommandes de parking
* Suivi des contrats et facturations liés aux dossiers du DGS
* Gestion des fournitures administratives
* Référent(e) logiciels (Kolok, Incovar) et registre santé sécurité au travail




Savoir-faire


* Vous maîtrisez les outils bureautiques et logiciels métiers
* Vous avez d'excellentes capacités rédactionnelles
* Vous êtes organisez et vous avez une bonne gestion des priorités
* Votre suivi administratif est rigoureux
* Prise de note sténodactylographie apprécié



Savoir être


* Vous êtes une personne discrète et mettez un point d'honneur à la confidentialité
* Vous avez un sens du relationnel
* Vous êtes réactive et vous travaillez en autonomie

* Recrutement selon statut de la fonction publique territoriale
* Cadre d'emplois des rédacteurs ( catégorie B)
* Fonctionnaire ou contractuel (CDD de 12 mois sur emploi permanent, renouvelable)
* Congés payés dès la première année
* Tickets restaurant
* Participation mutuelle
* Participation frais de transport en commun à hauteur 75 % (plafonné à 101 €)
* Protection sociale complémentaire obligatoire