Intégrez l'équipe dirigeante d'une grande entreprise internationale spécialisée en gestion de contrats d'externalisation FM.
Nous recherchons un.e Responsable back office contrat FM, poste basé à Paris (75008).
La connaissance du secteur immobilier tertiaire sera fortement appréciée
Profitez d'une expérience passionnante au sein d'un grand groupe ambitieux et innovant.
En tant que membre clé de l'équipe au siège de l'entreprise, vous dépendrez directement du Directeur Contrat et aurez l'opportunité de travailler sur une multitude de missions captivantes. Vos responsabilités principales pourront évoluer rapidement en fonction de vos compétences, de vos motivations et de vos aspirations professionnelles
Êtes-vous prêt à relever un défi stimulant et diversifié dans le domaine de l'externalisation de prestations immobilières (Facility Management)
Rejoignez la direction générale d'une grande entreprise internationale spécialisée en immobilier tertiaire et devenez :
Responsable administratif de contrat FM / Responsable Back Office
poste basé à Paris 8ème
Profitez d'une expérience passionnante au sein d'un grand groupe ambitieux et innovant, engagé dans le service à l'occupant et la valorisation du patrimoine immobilier de ses clients !
En tant que membre clé de l'équipe au siège de l'entreprise, vous dépendrez directement du Directeur de contrat FM et aurez l'opportunité de travailler sur une multitude de missions captivantes. Vos responsabilités principales pourront évoluer rapidement en fonction de vos compétences, de vos motivations et de vos aspirations professionnelles.
Sourcing - Achats
- Référencement des nouveaux prestataires
- Gestion contractuelle des prestataires (nouveaux contrats, renouvellements, modifications de scope, résiliation)
- Demandes de CCN (Contract Change Note) en collaboration avec les demandeurs/FM
- Mise à jour et suivi de la cartographie administrative des contrats fournisseurs
- Création des demandes d'achat et suivi des approvisionnements
Finance / comptabilité
- Création des commandes contractuelles auprès de la PO Team en direct (hors-contrat) et en lien avec les finances et les achats
- Réception mensuelle (approbation de paiement) des commandes contractuelles.
- Suivi de la facturation fournisseur (s'assurer que toute commande ait une facture et que la PO soit clôturée)
- S'assurer que toutes les factures soient comptabilisées (vérification des factures bloquées, des écarts, prise d'action pour résoudre les litiges, demander des avoirs, etc)
- Réclamer les factures non reçues des fournisseurs.
- En charge des reportings financiers (Open PO, GRNV, pending invoices). Tenue d'un call régulier avec les finances pour rendre compte de l'évolution des rapports et des actions prises.
- Réconciliation de services de certains prestataires (Elise, Engie, ISS).
- Accompagnement de l'équipe à faire le rapprochement de certaines factures avec les commandes respectives (cas complexes de matching avec des Pos multi-lignes)
Opérations / Outils
- Soumission des hors forfaits (formulaire en ligne pour soumettre une commande hors contrat pour approbation)
- Modification de commandes auprès de la PO Team (hausser le montant, corriger si nécessaire ou les annuler)
- Edition et diffusion de la liste des commandes ouvertes pour révision et réception mensuelles par les FMs
- Edition d'un rapport mensuel des hors forfait/commandes pour le suivi du budget rechargeable de CCF transmis à Florent Blavier
- Edition d'un rapport mensuel sur les SLA / KPI (traitement des tickets) - alerte si dérive.
- Rôle de Corrigo Champion : Communication et prise de requêtes des opérations - suivi avec l'équipe Corrigo Back office.
- Assistance dans la déclaration des sinistres
- Constitution du Plan d'assurance qualité.
- Mise à jour de la plateforme SharePoint
Gestion HSE :
- Aide à la planification des contrôles et relances associées
- Gestion documentaire en matière de sécurité
- Collecte des bordereaux de suivi des déchets non dangereux auprès des fournisseurs
- Support administratif pour l'obtention et le renouvellement des certifications des bâtiments
- Assistance dans les démarches administratives relatives aux réglementations environnementales et aux permis
- Mise à jour des documents sur GSCT (Global Supplier Contract Tracker - plateforme qui répertorie les fournisseurs et qui héberge tous les documents contractuels ou de conformité).
Vous aurez également la responsabilité :
- Coordination de projets et de réunion
- Suivi des dossiers
- Suivi budgétaire
- Mise à jour et gestion du Système de Gestion de Documents
et le management d'une assistante junior
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