Vos missions en quelques mots La ville d'Etampes recherche pour le Cabinet du Maire, un ou une assistant(e). Le poste est à pourvois dès que possible suite à une mobilité interne de l'agent précédemment en poste. DEFINITION DU POSTE Au sein du Cabinet du Maire, sous l’autorité du Directeur Général des Services, l’assistant(e) apporte une aide permanente au Maire et à la direction du Cabinet en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. MISSIONS Accueillir le public : ● Assurer l’accueil physique et téléphonique du cabinet du Maire, ● Renseigner les administrés (recevoir, filtrer, transmettre les messages, relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent), ● Renseignement de fiches de suivi et lien avec les services pour disposer des éléments techniques. Organiser la vie professionnelle du Maire : ● Gérer l’agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités définies par le Maire (rappeler les informations importantes), ● Préparation des programmes, ordres du jour et fonds de dossiers pour les rendez-vous / réunions en lien avec la direction générale et les services. Assurer le secrétariat administratif du Maire et des élus : ● Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de courriers, ● Organiser le classement et l’archivage des dossiers pour le Maire, ● Être garant du suivi administratif de certains projets ou dossiers pour le Maire ou le cabinet, ● Diffuser les événements aux élus de la majorité. Superviser le suivi des courriers à destination du Maire ou des élus : ● Réceptionner et transmettre au Maire, ● S’assurer de la bonne mise à jour du tableau de bord de suivi, en lien avec les services, ● Rédiger les réponses. Organiser les remises des diplômes de la médaille d’honneur du travail aux administrés : ● Réceptionner et vérifier les diplômes reçus, ● Organiser la cérémonie de remise, ● Assurer le lien avec les services concernés (communication, événementiel ect…). COMPETENCES CLES SAVOIRS ✓ Organisation administrative de la commune ✓ Statut de la Fonction Publique Territoriale / Droits et obligations du fonctionnaire ✓ Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale SAVOIR-FAIRE ✓ Maîtrise des outils de bureautique et des logiciels spécifiques (Pack Office, Kolok et logiciel courrier) ✓ Maîtrise de l’expression orale et écrite ✓ Maîtrise des techniques d’accueil du public ✓ Maîtrise de la prise de notes ✓ Capacité d’adaptation et à gérer les situations de stress ✓ Aptitude au travail transversal (polycompétence) ✓ Respect des délais SAVOIR-ETRE ✓ Sens du dialogue, de l’écoute ✓ Rigueur et sens de l’organisation ✓ Disponibilité et réactivité ✓ Autonomie ✓ Sens du service public ✓ Discrétion Profil recherché CONDITIONS D’EXERCICE Lieu de travail ➔ Hôtel de Ville – Place de l’Hôtel de Ville et des Droits de l’Homme 91150 ETAMPES Horaires de travail ➔ Du lundi au vendredi ➔ De 8h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00 ➔ Variabilité des horaires en fonction des nécessités de service Moyens mis à disposition ➔ Outils bureautiques Relations internes et externes (partenaires ect.) ➔ Le Maire ➔ Les élus ➔ Les services communaux ➔ Les administrés ➔ Les partenaires institutionnels, notamment la Communauté d’Agglomérations de l’Etampois Sud Essonne (CAESE) et les services de l’Etat ➔ Les associations Contraintes du poste ➔ Possibilité d’horaires tardifs ➔ Grande disponibilité vis-à-vis du Maire, des élus et des administrés ➔ Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ➔ Travail assis et sur écran quotidien NIVEAUX REQUIS – CONDITIONS D’ACCES EXPERIENCES ➔ Une solide expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire et de préférence en collectivité territoriale FORMATIONS – QUALIFICATIONS – PERMIS ➔ BAC exigé ➔ Formation diplômante dans le domaine du secrétariat exigée AVANTAGES SOCIAUX ➤ Rémunération : Rémunération statutaire selon la grille du cadre d'emploi d'adjoint administratif - filière administrative - catégorie C ➤ Politique de formation active ➤ Mutuelle subventionnée en partie par la collectivité (labélisation) ➤ Participation à la prévoyance à hauteur de 7€ ➤ Adhésion au Centre National d’Action Sociale (sous condition d'ancienneté) ➤ Supplément Familial de Traitement (SFT) (sur présentation de justificatif) ➤ Compte Epargne Temps ➤ 25 jours de congés annuels ➤ 14 jours de RTT* (*selon la quotité de travail hebdomadaire) ➤ 2 jours de fractionnement sous condition ➤ Accès au restaurant communal (tarif peu onéreux et sur inscription) Ce poste à pourvoir est ouvert aux agents titulaires par la voie de la mutation ou du détachement. (Les candidats contractuels sont invités à prendre connaissance des obligations déontologiques prévues par la loi du 13/07/1983 et les dispositions relatives à la prise illégale d'intérêt.)
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