Assistant de direction h/f

Vos missions en quelques mots Sous la responsabilité directe du Directeur, l’agent assure les fonctions d’assistant de direction du directeur et de la directrice adjointe : 1 ) Secrétariat de direction -Concevoir et mettre en forme, garantir l'harmonistation des courriers émanant émanant de la direction en lien avec le service communication ; -Suivi des correspondances et des retours; -Mise en place d’une codification générale dans le cadre du suivi des dossiers et des correspondances ; -Suivi des demandes de rendez-vous; -Organisation et supervision de toutes les activités pratiques de l'évènementiel. 2) Assistant du directeur et de la directrice adjointe *Organisation du service -Gestion des agendas : organisation de rendez-vous, déplacements, … ; -Suivi et organisation des missions : recherches tarifaires, réservations, ; -Diffusion des agendas auprès des services concernés ; -Préparation des rencontres hebdomadaires du comité de direction (CODIR )et celui élargi (CODIR-E): questions d’actualités, dossiers émis par la tutelle, dossiers transversaux ; -Transmission des décisions directoriales à l’ensemble des communautés ; -Mise en forme et suivi de l’application des notes de service ; -Diffusion de l’information et suivi dans l’application des décisions. *Actions transversales pour l’ensemble de l’établissement -Gestion et suivi du registre des conventions de partenariats (indexation, avenants ,reconductions ) ; -Interface avec les services liés à ces conventions ; -Veille institutionnelle sur les relations de partenariats avec les organismes de formation et de recherche, les établissements d’enseignement supérieur, les collectivités locales, et les partenaires non académiques ; -Mise à jour du fichier des contacts en lien avec le service communication/partenariats. *Aide organisationnelle dans le suivi des actions contentieuses -Gestion des dossiers de suivi des contentieux vengagés contre l’établissement ; -Interface avec les avocats en charge de la défense des intérêts de l’école. *Relations avec la tutelle -Assurer le suivi des dossiers avec les différents services du Ministère : correspondances et montage des « fonds » de dossiers ; -Suivre les échéances des demandes exprimées par la tutelle pour la gestion des envois ; -Suivre les activités du Collège des Directeurs (réunions, ordres du jour, questions transversales d’information,). 3) Assistant du directeur sur les demandes d'achat et ordre de mission émanant des activités de recherche -Appui administratf ; -Organiser les déplacements (ordre de mission/réservation nuitée/billets de transport/ véhicule de service…) ; -Centraliser les devis et les demandes correspondants à soumettre au directeur ; -Saisie des demandes d’achat, suivi de la prestation jusqu’à la constatation du service fait sous PEP ; -Suivi des engagements juridiques, des bons de commande et mise en qualité des engagements financiers. Profil recherché Ce poste, à forte dimension relationnelle, requiert une grande disponibilité, une excellente capacité d’adaptation ainsi qu’un sens aigu de l'organisation et de réserve professionnelle. Les impératifs de l'ENSAM nécessitent une présence renforcée sur site à des périodes spécifiques (évaluations, évènements, réceptions de partenaires). L'assitant de direction devra justifier d’une expérience confirmée sur un poste similaire, de missions équivalentes et d'activités similaires, notamment en matière de suivi de dossiers sensibles ainsi que de qualités rédactionnelles et de discrétion sur tous les domaines relevant de la gouvernance d'un établissement public de formation. Il est attendu en matière de compétences techniques : - Connaissance des procédures, des règles de fonctionnement de l'administration et du statut des fonctionnaires, - Maîtrise de l'environnement bureautique et des outils informatiques, - Maîtrise des techniques de communication administrative, - Maîtrise des techniques de secrétariat bureautique, - Maîtrise des règles de classement et archivage, - Connaissance de l'environnement professionnel, - Connaissance de l'environnement juridique des instances. En matière de savoir-faire : - Filtrer et orienter les différentes informations ou sollicitations, - S'adapater aux différents interlocuteurs, - Réaliser un plan de classement, - Rédiger et mettre en forme les correspondances, - Communiquer à l'oral, à l'écrit et savoir reformuler, - Détection des anomalies et alerte sur les situations, - Prise d'initiative, anticipation et force de proposition, - Maîtrise des échéances, - Rigueur et précision, - Rendre compte à sa hiérarchie. En matière de compétences comportementales : - Etre rigoureux, autonome et avoir une appétence pour l'innovation et la modernisation des pratiques, - Faire preuve d'une capacité d’écoute, de communication et de pédagogie, - Sens des relations humaines, - Grande discrétion et réserve pofessionnelle, - Sens de l’analyse des situations et priorisation des dossiers, - Sens des responsabilités, - Savoir agir et réagir dans des situations complexes, - Savoir prendre du recul sur les situations, - Être capable de s'adapter à une institution en constante évolution. Localisation Localisation : 179 rue de l'Espérou 34000 Montpellier Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter isabelle.avon@montpellier.archi.fr lisette.vieira@montpellier.archi.fr