Assistant de direction communication h/f

Vos MISSIONS

GRANDLYON HABITAT, 1er bailleur social sur l’agglomération lyonnaise (27 000 logements – 580 collaborateurs), a développé des savoir-faire d’exception qui le positionnent en précurseur et référence au sein du milieu professionnel HLM. Réputée pour son savoir-faire dans le bâti, tournée vers l’innovation technologique au service de ses clients, notre entreprise inscrit sa stratégie dans un acte citoyen : celui de proposer un toit pour chacun en fonction de son parcours de vie grâce à une offre de logements variée et sur-mesure : logements anciens aménagés, résidences intergénérationnelles, logements pour les gens du voyage, logements en vente dans l‘ancien et aussi dans le neuf.

Notre direction de la communication et promotion recherche :

Un Assistant de direction communication – H/F (C2N2) – CDI

Vous assurez une assistance opérationnelle auprès de la directrice de la communication et son équipe afin d’optimiser l’organisation et l’efficacité de la direction et gérez des dossiers confiés relevant de la direction de la communication.

Assurer l’assistance opérationnelle de la direction et du directeur

1. Met en forme et rédige les courriers de la direction
2. Conçoit et assure la diffusion des supports de communication (présentation pwt, plan de communication annuel, bilan, argumentaires, dossiers de concours et divers...)
3. Assure l’assistance logistique du directeur de la communication et son organisation (réception des appels, agenda, organisation de réunions, gestion des courriers)
4. Organise, participe à des réunions et rédige les rapports et comptes rendus
5. Met à jour et suit les tableaux de bord de l’activités communication de la direction
6. Assure le tri, classement et archivage du service de communication
7. Est référent LOCARCHIVES (gestion de l’archivage des dossiers de la direction)
8. Suit l’état des stocks des fournitures diverses (papeterie), et documents édités par la direction de la communication et met à jour le book des objets publicitaires.
9. Assure le secrétariat du service (organisation de réunions, téléphone, relances diverses, mise en page de présentations diverses…).

Assurer le suivi administratif et budgétaire de la direction de la communication

10. Gère les demandes de crédit hors marché et la création des fournisseurs
11. Suit et contrôle les factures (saisie du bon de commande à leur règlement)
12. Tient le tableau de bord général (budget) de la direction de la communication, par type de communication, veille à la bonne tenue du budget en alertant la directrice de la communication.
13. Suit administrativement les marchés de la direction de la communication (du lancement à leur clôture) et alerte sur les échéances
14. Met à jour le fichier de la direction de la communication (prestataires, partenaires, élus.) et le tient à disposition de l’équipe

Assurer la gestion d’actions de communication et activités spécifiques confiées

15. Prend en charge les demandes des sociétés de production pour les tournages (repérage de lieux, demande d’autorisation, organisation avec les différents intervenants...)
16. Contrôle la présence de l’organisme dans les médias via la pige quotidienne et/ou les retombées mensuelles transmises par le prestataire, constitue la revue de presse mensuelle, en assure la distribution en interne
17. Conçoit le pressbook annuel et les Press Book thématiques (à la demande)
18. Met à jour les retombées presse et la gestion des appels journalistes sur le logiciel RP de la direction.

Participer aux opérations de communication d’envergure de la direction

19. Prend en charge les parties logistiques des actions de communication : recherche de devis et de prestataire, recherche de lieux …
20. Participe aux réunions de brainstorming du service et en assure les comptes rendus.

Vos COMPETENCES

21. Bac +2 dans le domaine du secrétariat et/ou assistant de direction
22. Expérience minimale de 3 ans sur un poste similaire
23. Maîtrise des outils bureautiques (Word, PowerPoint, Excel)
24. Gestion du budget : approche comptable et technique, goût des chiffres et de l’organisation en général.
25. Bonnes notions du code des marchés publics
26. Capacité d’analyse
27. Capacité d’alerte / à arbitrer / prise de décision
28. Organisation
29. Communication orale
30. Communication écrite
31. Vision globale, systémique et transverse
32. Esprit et travail d’équipe / coopération
33. Respect des engagements internes et de service client

CONDITIONS D'EMPLOI

Rémunération sur 13 mois comprise entre 2000 et 2500 € bruts/ mois, 35H, 34 jours / CP, 22 jours non travaillés, horaires flexibles, chèques déjeuner (pris en charge à 60 % par l'employeur), mutuelle (prise en charge à 100%) et prévoyance, indemnisation télétravail, TCL (prise en charge à 100 %), intéressement, CET, PEE, PERECO.

CDI Temps plein.

Localisation : poste situé à Lyon 3, facilité d'accès en transports en commun.

Le processus de recrutement se déroulera en deux étapes (entretien RH et entretien opérationnel dans le service concerné)

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