Gestionnaire évènementiel f/h

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Rejoignez le Service évènements et locations, rattaché à notre Pôle Patrimoine et Environnement !

Le Service évènements et locations est un service transverse de la Direction des Services aux Occupants, avec une dynamique importante (500 évènements/an), des enjeux internationaux et un fort impact de ses activités en terme d’image pour l’université de Bordeaux.

Dans le cadre de ce recrutement, l’université de Bordeaux est notamment lauréate de l’appel à projet du PIA4 « ASDESR et porte le projet #DREAM : Diversifier les Ressources pour Accompagner l’Evolution de nos Missions.

#DREAM est un accélérateur qui permettra l'université de Bordeaux de diversifier ses ressources financières de manière durable et de consolider son modèle économique en s’appuyant sur trois leviers :

1. Promouvoir un portefeuille d’activités ciblées autour de 4 gammes : formation tout au long de la vie, projets européens, plateformes technologiques, patrimoine.

2. Réorganiser l’UB grâce à un ensemble de changements internes visant à créer une culture du développement dans l'ensemble de l'institution et de ses composantes

3. Importer de nouvelles compétences managériales via le recrutement de cadres au savoir-faire adapté.

Dans ce contexte, nous recherchons un Gestionnaire évènementiel F/H .

Votre mission

Activités principales :

4. -Soutien à l’organisation d’événements à caractère scientifique ou professionnel.-

-Vous conseillez les organisateurs sur le montage global de l’évènement

-Vous assurez l’interface avec les clients et partenaires

-Vous aidez au choix du lieu et organisation de visites techniques

-Vous assurez la coordination des services internes impliqués (audiovisuel, sécurité, services généraux de proximité, informatique) et des prestataires (sécurité, traiteurs, nettoyage, technique)

-Vous avez en gestion les aspects opérationnels : réservation de locaux, mise à disposition de matériel ou mobilier, création et installation de signalétiques

Vous participez à l’amélioration des procédures internes et au respect des règles d’hygiène et sécurité applicables aux établissements recevant du public (ERP)

5. Gestion administrative et financière

-Vous êtes en charge du suivi administratif des dossiers

-Vous assurez l’élaboration des devis et factures clients

-Vous établissez les commandes de fournitures et de prestations pour le service (gestion des stocks et suivi fournisseurs)

-Vous participez activement au suivi administratif et financier du service.

Le gestionnaire d’événements peut être amené à effectuer des déplacements sur la métropole bordelaise, au sein des différents sites de l’université de Bordeaux.

Vos atouts / Vos talents

De formation supérieure, vous disposez d'une spécialisation en communication évènementielle. Une expérience avérée dans la coordination évènementielle serait un plus.

Rigoureux et fiable, vous êtes en capacité de planifier les actions et d’estimer les besoins pour la mise en place d’une manifestation.Votre sens de l’organisation, votre autonomie et votre agilité vous permettent de travailler de manière efficiente.

Reconnu pour votre créativité et votre esprit d’innovation, vous savez apporter des réponses à des besoins spécifiques et êtes une véritable aide à la prise de décision.

Reconnu pour votre créativité et votre esprit d’innovation, vous savez apporter des réponses à des besoins spécifiques et êtes une véritable aide à la prise de décision.

Doté de fortes qualités relationnelles, l’usage de l’anglais lu, parlé, écrit serait une compétence appréciée.

CDD de 24 mois à partir du 05/01/01/2025 au 31/12/2026

Salaire mensuel brut : de 2 000 € à 2 229 €

Avantages liés au poste :

6. 50 jours de congés annuels (période du 01/09/24 au 31/08/25)

7. Télétravail partiel possible selon nécessités et organisation du service

8. Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de la Gironde

9. Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

10. Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels

11. Établissement handi-accueillant

12. Possibilité d’accès au parking du personnel

13. Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

14. Parcours d’accueil et formations