Secrétariat juridique de la DJA (formalités auprès du greffe (kbis etc…), auprès des CAC (docs de gestion prévisionnelle), MàJ fiche SPIE SA (application Dilitrust)….
- Gestion des agendas
- Organisation des déplacements, réunions (dont réunions des Conseils d’administration
- Gestion des notes de frais, absences (congés, RTT)
- Suivi des abonnements de la DJA
- Réception de courriers/dépôts d’actes d’huissiers : affaires/contentieux à identifier pour transmission aux filiales (suivi d’un tableau excel).
Missions plus particulières :
Budget :
- Gestion des bons de commande (création et suivi sur IFS)
- Suivi et contrôle des factures (traitement et rapprochement des bons de commandes sur IFS)
- Suivi du budget (rapprochement des factures et des comptes analytiques)
Gouvernance :
- Co-administrateur de l’outil documentaire du Conseil d’administration : Diligent
- Réception des documents pour les Boards (enregistrement et suivi dans Diligent et réseau interne)
- Convocations des membres des Conseils d’administration,
- Registre de présence
- Suivi des traductions des PV des Conseils d’administration
- Transcription des PV Boards et AG sur les registres (dématérialisés depuis cette année dans PF registres)
- Tenue à jour de la liste des contacts « membres du Board »
- Gestion des notes de frais des administrateurs
Liste des initiés du Groupe :
- Tenue de la liste à jour (liste générale « en cours et sorties ») et liste outlook
- Suivi des courriers d’entrées/sorties
Esprit d’initiative
Discrétion
Organisation et rigueur
Réactivité et autonomie
Aisance relationnelle
Esprit d’équipe
Capacités rédactionnelles
Disponibilité
Capacité à travailler dans des délais contraints
Expérience de 10 ans et plus dans un poste similaire pour une direction fonctionelle type finance juridique ...
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