Assistant administratif/ assistante administrative réseaux sec (h/f)

Nexus Recrutement recherche pour l'un de ses clients Assistant administratif/ Assistante administrative Réseaux sec.

Missions:

Aide à la supervision des activités quotidiennes de l'entreprise et s'assure que toutes les tâches sont effectuées correctement et dans les délais.

Garant de la bonne application des procédures administratives de l'exploitation et d'une bonne communication entre les différents services de l'entreprise que les autres services généraux du groupe.

D'une manière générale :

Assister le Responsable d'Exploitation dans la gestion quotidienne de l'entreprise.
Assurer la coordination des différents départements de l'entreprise.
Gérer des projets spécifiques en fonction des besoins de l'entreprise.
Aider à la préparation et à la mise en œuvre des décisions stratégiques.
Gérer les communications internes et externes.
Plus particulièrement :

1. Accueillir et traiter les demandes des clients internes et externes.

Assurer l'accueil physique et téléphonique des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers les interlocuteurs adéquats.
Diffuser l'information de manière ascendante et descendante.
2. Organiser et assurer la gestion administrative de l'entreprise.

Gérer le courrier entrant et sortant, les liens avec la Poste et le bon fonctionnement de la machine à affranchir.
Rédiger en autonomie tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire, rapport, mémoire ...).
Assurer le suivi, la gestion et les réponses apportées à chaque dossier.
Classer et archiver les documents, informations et fonds documentaires internes.
Veiller aux plannings des responsables, anticiper les rappels et les alerter si besoin.
Assister la comptable si nécessaire sur les aspects financiers ou RH (contrats de travail, courriers divers, tableaux entrée/sortie, congés, .).
Assurer le suivi des réunions CSE (convocations, Procès-verbaux).
3. Participer au bon fonctionnement de l'exploitation.

Assister les différents responsables dans la préparation et le suivi des projets d'exploitation (devis, bons de commande, .).
Assurer la rédaction de pièces administratives et commerciales en support des opérationnels et la relecture de documents.
Participer à la gestion des différents portails (e-attestation, e-plan, DICT, plateforme AO .).
Préparer les réponses aux appels d'offre au niveau du dossier administratif, centraliser les informations au niveau de la partie technique et saisir les informations sur les plateformes.
Assurer le suivi des réponses, analyse des offres, et gestion des réponses négatives.
Gérer les contrats et suivre les marchés.
Être garant de la facturation (contrats de refacturation interne, établissement des factures, tenue du tableau de facturation globale et par chantier, saisie des remises à l'affacturage, enregistrement, suivi règlement.).
Suivre les données relatives au chiffre d'affaires.
Assurer la gestion administrative de la sous-traitance : tableaux de bord divers, contrats divers, facturation.
Gérer le dossier des assurances (déclaration, suivi.).
Être le relais du service QSE (diffusion des messages prioritaires, suivi des habilitations, cartes BTP, indicateurs,.).
Participer à la gestion des litiges clients.
Profil:

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Autonomie et force de proposition.
Bonnes compétences en organisation, anticipation et gestion du temps.
Excellentes capacités de communication écrite et orale.
Sens de la confidentialité et de la discrétion.
Proactivité et capacité à travailler en équipe.
Sens du détail et rigueur.
Connaissances en comptabilité.
Connaissances en marchés publics.
Bac +2 en assistanat de direction, gestion administrative, ou équivalent.

Minimum 5 années d'expérience dans un poste